1. ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΙΚΗΣ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ
Οι περισσότεροι άνθρωποι αλληλεπιδρούν με άλλους σε καθημερινή βάση, είτε πρόσωπο με πρόσωπο είτε μέσω των ψηφιακών πλατφορμών, που αποτελούν πλέον κομμάτι του σύγχρονου ψηφιοποιημένου κόσμου. Ωστόσο, σε ποιο βαθμό τα μηνύματά μας φτάνουν πραγματικά στους αποδέκτες μας; Πρέπει να είμαστε ακριβείς και σαφείς στην επικοινωνία μας, αν θέλουμε να είναι αποτελεσματική. Η ανάπτυξη της ικανότητας/των δεξιοτήτων/των τεχνικών ανταλλαγής πληροφοριών με σαφήνεια, ενσυναίσθηση και κατανόηση είναι απαραίτητο στοιχείο για αποτελεσματική επικοινωνία τόσο στην επαγγελματική όσο και στην προσωπική μας ζωή. Αυτό το Κεφάλαιο θα περιγράψει τι σημαίνει αποτελεσματική επικοινωνία και στη συνέχεια θα εξετάσει τα πλεονεκτήματά της και θα παρέχει συμβουλές στον χρήστη για το πώς μπορεί να βελτιωθεί. Προκειμένου το μήνυμά μας να μεταδοθεί και να γίνει κατανοητό, χρειάζεται η επικοινωνία ιδεών, σκέψεων, απόψεων, πληροφοριών και γεγονότων με σαφήνεια. Τόσο ο πομπός όσο και ο αποδέκτης των πληροφοριών πρέπει να αισθάνονται ικανοποίηση κατά την επικοινωνία, είτε γίνεται προφορικά, μη λεκτικά και γραπτά είτε οπτικά και ακουστικά, που είναι οι κύριοι τρόποι επικοινωνίας των ανθρώπων. Η αποτελεσματική επικοινωνία έχει πλεονεκτήματα στην εργασία, στην αίθουσα διδασκαλίας και στην προσωπική ζωή, αλλά για να εκδηλωθούν αυτά πρέπει τα άτομα να γνωρίζουν τεχνικές αποτελεσματικής επικοινωνίας. Η καλή επικοινωνία στον χώρο εργασίας μπορεί να οργανώσει το προσωπικό, να δημιουργήσει ομάδες, να προωθήσει την ανάπτυξη διατηρώντας το προσωπικό (χαμηλός κύκλος εργασιών), να αυξήσει την καινοτομία και τη δημιουργικότητα, και να δημιουργήσει μακροχρόνιους δεσμούς που μπορούν να οδηγήσουν στην ανάπτυξη νέων προοπτικών και επιλογών για την επιχείρηση. Επίσης, σε διαπροσωπικό επίπεδο, η αποτελεσματική επικοινωνία μπορεί να οδηγήσει σε καλύτερη κοινωνική, συναισθηματική και ψυχική υγεία, βαθύτερες συνδέσεις, νέες συνεργασίες που βασίζονται στη διαφάνεια και την εμπιστοσύνη, βελτιωμένη ικανότητα επίλυσης προβλημάτων και διαφορών. Υπάρχουν πολλές δεξιότητες και τεχνικές πάνω στις οποίες μπορεί κάποιος να εξασκηθεί, ώστε να μάθει να επικοινωνεί αποτελεσματικά. Ακολουθούν κάποιες από αυτές: Λάβετε υπόψη το κοινό σας Με ποιον μιλάτε; Βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε το κοινό σας – τα άτομα με τα οποία θέλετε να επικοινωνήσετε μπορεί να μην είναι τελικά αυτά που λαμβάνουν το μήνυμά σας. Για να μεταδώσετε αποτελεσματικά τα σωστά μηνύματα, πρέπει να κατανοήσετε το κοινό σας. Η ηλικία, η φυλή, η εθνικότητα, το φύλο, η οικογενειακή κατάσταση, το εισόδημα, το μορφωτικό επίπεδο, οι γνώσεις και η επαγγελματική τους εμπειρία μπορούν όλα να επηρεάσουν τον τρόπο με τον οποίο θα ερμηνεύσουν το μήνυμά σας. Αφιερώστε χρόνο για ασκήσεις ανάπτυξης ομαδικού πνεύματος ή για «σπάσιμο του πάγου». Το να γνωρίζετε πώς να αλληλεπιδράτε με την ομάδα σας απαιτεί να τη γνωρίσετε. Είναι πολύ σημαντικό να αφιερώσετε χρόνο να γνωρίσετε τους συναδέλφους σας εκτός γραφείου. Οι ερωτήσεις για «σπάσιμο του πάγου» μπορούν να δώσουν χαρακτήρα και ένα αίσθημα ενθουσιασμού σε οποιαδήποτε συνάντηση, γι’ αυτό ξεκινήστε με μια χαλαρή συζήτηση πριν εμβαθύνετε στους στόχους της συνάντησής σας. Δείξτε ότι είστε προσηλωμένοι Είναι σημαντικό να δείξετε ότι είστε προσηλωμένοι στην επικοινωνία. Για να δείξετε ότι προσέχετε τον συνομιλητή σας, χρησιμοποιήστε χειρονομίες και τη γλώσσα του σώματος: Κρατήστε μια ανοιχτή στάση σώματος, αποφεύγοντας το σταύρωμα των χεριών ή των ποδιών σας. Προσπαθήστε να μην αποσπάτε την προσοχή του ομιλητή κάνοντας νευρικές κινήσεις ή παίζοντας με το τηλέφωνό σας. Συνδυάστε την οπτική επαφή με το χαμόγελο, για να ενθαρρύνετε τον ομιλητή. Κάντε το μήνυμά σας όσο το δυνατόν πιο ξεκάθαρο. Μόλις προσδιορίσετε με επιτυχία το κοινό σας και ακούσετε τις προθέσεις, τις ανάγκες και τις επιθυμίες του, θα έχετε βρει και το μήνυμα που θέλετε να επικοινωνήσετε. Για να το κάνετε αυτό αποτελεσματικά, εστιάστε στους πέντε βασικούς δείκτες επικοινωνίας, για να βεβαιωθείτε ότι το μήνυμά σας: Είναι άμεσο και κατανοητό Έχει μεταθοδεί Είναι σύντομο και επί της ουσίας Είναι ακριβές Δείχνει συναίσθημα Μάθετε τα στιλ επικοινωνίας της ομάδας σας Το να ρωτάτε την ομάδα σας πώς θέλει να επικοινωνεί είναι μια άλλη εξαιρετική τεχνική για να αλληλεπιδράσετε καλύτερα μαζί της. Τα άτομα δεν πρέπει να διστάζουν να εκφράσουν τις προτιμήσεις επικοινωνίας τους. Το να ξέρετε αν τα μέλη της ομάδας σας προτιμούν βιντεοδιασκέψεις ή τηλεφωνικές συνομιλίες, πρωινές ή απογευματινές συναντήσεις θα βοηθήσει τον οργανισμό να βελτιώσει τις διαδικασίες του, να αυξήσει την αξία του στην αγορά εργασίας και να δημιουργήσει έναν υγιή χώρο εργασίας και μια ατμόσφαιρα στην οποία το προσωπικό μπορεί να εξελιχθεί επαγγελματικά, αλλά και να βελτιώσει τις διαπροσωπικές του δεξιότητες. Να δίνετε το παράδειγμα Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, ο προϊστάμενος/διευθυντής πρέπει πάντα να θυμάται ότι ο τρόπος που επικοινωνεί και συνεργάζεται ο ίδιος επηρεάζει ολόκληρη την ομάδα. Είναι ευθύνη των διευθυντών να δώσουν τον τόνο για την ανοιχτή και ευθεία επικοινωνία στον χώρο εργασίας και να ζητούν από την ομάδα τους αυτό που πρώτα κάνουν οι ίδιοι. Έτσι, η ομάδα θα ακολουθήσει το παράδειγμά τους.