VETTER - E-Learning-Kurs (DE)

1. Strategien für eine effektive Befragung

Eine der schwierigsten Situationen der zwischenmenschlichen Kommunikation am Arbeitsplatz ist sicherlich die Führung von Gesprächen. Ein Vorstellungsgespräch ist ein Prozess, bei dem Personen (normalerweise zwei) Informationen austauschen. Dabei kann es sich um eine offene Stelle, eine Beförderung, einen Sonderauftrag, einen Produktverkauf, Informationen für nachrichtendienstliche Zwecke, eine geplante Fusion oder andere Fragen handeln. Die ausgetauschten Informationen müssen sich nicht auf Fakten beschränken. Ein effektives Gespräch ist ein Gespräch, das die wahrgenommenen Kommunikationsziele der beteiligten Personen optimiert, wobei die Zeit das wichtigste Kriterium darstellt. Einige der wichtigsten Aspekte sind dabei von Bedeutung: 

• Die richtige Art der Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch.

• Wert solcher Verfahren wie die Erstellung einer Gliederung der zu behandelnden Punkte und das Anfertigen von Notizen.

• Einsatz (und Missbrauch) von Fragen und Befragungstechniken.

• Art und Umfang der Kontrolle, die der Interviewer über das Gespräch ausüben sollte.

• Analyse und Bewertung der erhaltenen Informationen.

Planung und Vorbereitung:

Allzu oft kommt es vor, dass ein unerfahrener Interviewer in ein Gespräch einsteigt und erst auf halbem Wege feststellt, dass seine Vorbereitung unvollständig ist. Mit einer mäßigen Vorplanung lassen sich solche unglücklichen Ereignisse leicht vermeiden. Ein schriftlicher Überblick über die wichtigsten Punkte, die behandelt werden sollen, ist nicht unbedingt ein Zeichen von Starrheit, sondern zeugt vielmehr von Rücksichtnahme auf alle Beteiligten. Auch eine zeitliche Begrenzung kann vorgeschlagen werden. Manchmal kann es im Interesse beider Parteien sein, einen weiteren Termin für eine längere Sitzung zu vereinbaren oder nur ein oder zwei Arbeitsschritte auf einmal zu erledigen, indem man den nächsten Termin nennt oder vielleicht auf eine vorher anberaumte Konferenz verweist.

Rapport aufbauen:

Um das äußerst wichtige Element der Beziehung zum Gesprächspartner herzustellen, sollte man versuchen, den Gesprächspartner zu beruhigen - insbesondere bei Bewerbungs-, Beförderungs- oder anderen Gesprächen, bei denen erhebliche Statusunterschiede bestehen. Leider wird dieses Verhältnis manchmal durch solche Floskeln wie "Seien Sie nicht nervös!" oder "Entspannen Sie sich!" versucht. Normalerweise sollte zu Beginn eines Vorstellungsgesprächs dem Gesprächspartner Zeit gegeben werden, sich auf die Gesprächssituation einzustellen. Die Situation ist für den Befragten neu, vielleicht ist es seine erste Erfahrung dieser Art. Ohne eine bestimmte Anpassungszeit ist der Befragte möglicherweise nicht in der Lage, seine Ängste abzubauen, was zu einem Verlust der gesamten Sitzung führen kann. Ein Teil dieses Anpassungsprozesses ist die Gewöhnung an die Umgebung. Es ist eine oft übersehene Binsenweisheit, dass ein Mensch immer dann ängstlich wird, wenn er sich in einer fremden Situation befindet. Außerdem sollte man sich vor Augen halten, dass das Auftreten und die einfachen Höflichkeiten des Interviewers in den Augen des Befragten stark vergrößert werden. Wenn der Interviewer wichtige Informationen notiert, kann er leicht rekonstruieren, was tatsächlich geschehen ist. Das Protokoll hilft bei Details, an die man sich ohne Aufzeichnung nur schwer erinnern würde. Die Zeit, die nötig wäre, um sie sich ohne Notizen einzuprägen, kann beim Zuhören und Denken besser genutzt werden. Außerdem ist das Aufschreiben ein Kompliment für den Befragten; es bedeutet, dass seine Antworten als wichtig genug angesehen werden, um aufgezeichnet zu werden. Es ist ein praktischer Verstärkungsmechanismus, der sogar dazu dienen kann, den Verlauf des Gesprächs zu steuern.

Entwicklung von Informationen:

Durch den geschickten Einsatz von Fragen erhält der erfahrene Interviewer nicht nur Informationen, sondern lenkt das Gespräch auch in produktive Bahnen. Suggestivfragen oder Fragen mit eingebauten Antworten sind in der Regel nicht sehr effektiv. Auch die doppelte Verneinung von Fragen ist zu vermeiden, da sie eher Ängste hervorruft. Um nicht in solche Fallen zu tappen, sollte auch der beste Interviewer seine Fragetechniken von Zeit zu Zeit überprüfen.

Erfolgreiche Interviewer verwenden zu Beginn des Gesprächs ein Muster von allgemeinen Fragen. Dies ermöglicht es dem Befragten, mit Informationen zu antworten, die er für wichtig hält, und gibt ihm die Möglichkeit, auf Bereiche einzugehen, die er für wichtig hält. Sobald diese Informationen bekannt sind, kann der Interviewer den Fokus mit spezifischen Fragen schärfen, die kurze Antworten hervorrufen.

2. Wie man effektive Meetings organisiert:

Wenn Besprechungen richtig durchgeführt werden, können sie eine großartige Gelegenheit sein, Ihr Team im Einklang zu halten und Teamarbeit, Vertrauen und Motivation zu fördern. Wenn sie jedoch falsch durchgeführt werden (z. B. zu häufig, unklare Tagesordnung, zu kurz/lang), können Besprechungen zu unproduktiven Zeitfressern werden. Eine effektive Besprechung ist eine Besprechung, bei der eine ausgewählte Gruppe von Personen zu einem bestimmten Zweck zusammenkommt, um Informationen zu erörtern und auszutauschen und so ein Ergebnis zu erzielen. Das Ergebnis kann die Erstellung eines Plans, eine Liste von Brainstorming-Ideen oder eine Entscheidung über ein dringendes Problem sein. Effektive Besprechungen tragen dazu bei, die Bemühungen der Mitarbeiter zu lenken und eine gute Kommunikation im gesamten Unternehmen zu gewährleisten. Eine gut geführte Besprechung kann die Produktivität und das Engagement der Mitarbeiter steigern und die Kommunikation und Teamarbeit verbessern. Sorgfältig geplante Besprechungen verringern auch die Zeitverschwendung, so dass die Mitarbeiter mehr Zeit für ihre Arbeit und weniger Zeit in einem Konferenzraum oder einem Zoom-Chat verbringen können. Effektive Meetings beseitigen Hindernisse, führen Teams zu einer besseren Entscheidungsfindung, geben allen Teammitgliedern die Chance, gehört zu werden und sich einbezogen zu fühlen, und stärken die Beziehungen zwischen Mitarbeitern und Führungskräften. Besprechungen erfordern eine gute Vorbereitung und ein gutes Zeitmanagement. Damit eine Besprechung produktiv und effizient ist, sollte die Person, die die Besprechung leitet, eine klare Vorstellung davon haben, wie die Besprechung ablaufen soll und was erreicht werden muss.

2.1 Planung und Durchführung effektiver Sitzungen:

• Bestimmen Sie, ob das Treffen notwendig ist;

• Laden Sie nur die Personen ein, die unbedingt dabei sein müssen;

• Legen Sie eine klare Tagesordnung fest;

• Erstellen Sie einen Zeitplan;

• Teilen Sie Ihre Pläne für große Ideen im Voraus mit;

• Geben Sie einen positiven und produktiven Ton an;

• Berücksichtigen Sie die Stärken der Mitarbeiter;

• Machen Sie sich Notizen und tauschen Sie Protokolle aus;

• Schließen Sie mit einer Reihe von Aktionspunkten ab;

• Messen Sie die Wirksamkeit Ihrer Sitzungen

3. Effektive Kommunikationsstrategien für Vertragsmanager

Erfolgreiche Lieferantenverträge beginnen mit Kommunikation. Unternehmen profitieren davon, wenn sie Ziele festlegen und einen Aktionsplan erstellen. Der Schlüssel dazu ist die Schaffung eines Umfelds für eine offene Kommunikation. Im Folgenden finden Sie drei Strategien, mit denen Sie Ihre Kommunikation bei Vertragsabschlüssen verbessern können. Der Aufbau starker Beziehungen zu Ihren Lieferanten ist entscheidend für den langfristigen Erfolg. Ein hervorragendes Beispiel dafür sind japanische Automobilunternehmen, die für ihre familiären Beziehungen zu ihren Lieferantennetzwerken bekannt sind. Sie tauschen bewährte Praktiken, Informationen und Bedenken mit ihren Lieferanten aus. Machen Sie die Kommunikation zu einer ausdrücklichen Priorität in Ihrem Unternehmen. Bemühen Sie sich, regelmäßig mit Ihren Zulieferern in Kontakt zu treten.

Ein Vertragsmanager ist für das Wachstum unerlässlich. "Jeder Aspekt des Vertragsprozesses, sei es die Verhandlung, der Entwurf, die Ausführung, die Verwaltung oder die Durchsetzung, stellt eine einzigartige Reihe von Problemen und Herausforderungen dar". 

Im Folgenden finden Sie einige Lösungen, um vagen Vertragsformulierungen entgegenzuwirken:

• Erstellen Sie Warnmeldungen mit Fristen und arbeiten Sie mit Vertragsverwaltungssoftware an der Erstellung eines Zeitplans.

• Steuerung der Erwartungen durch Einrichtung einer Vertragsdatenbank für abgeschlossene Vereinbarungen

• Markieren Sie wichtige Seiten im Vertrag und wählen Sie einen Dienst, der eine Schnellsuchfunktion bietet.

Die Gliederung von Verträgen hilft, Unklarheiten und Verwirrung zu beseitigen. Auf diese Weise können Vertragsmanager den Überblick behalten und sich die besten Chancen sichern. Die interne Unternehmenskommunikation ist ebenso wichtig wie die externe Kommunikation. Vertragsmanager sollten nicht nur als Bindeglied zu externen Lieferanten fungieren, sondern auch in das Tagesgeschäft des Unternehmens eingebunden sein. Sie sollten darin geschult werden, wie man Vertragsunterlagen führt und die Einhaltung von Vorschriften überwacht.  Bei Bedarf können die Vertragsmanager das Betriebspersonal in Vertragsangelegenheiten beraten. Kommunikation ist für die Verbesserung der vertraglichen Vereinbarungen mit den Lieferanten unerlässlich. Seien Sie offen dafür, von Ihren Partnern zu lernen. Entwerfen Sie Verträge, die jeder versteht. Und bemühen Sie sich, Ihre eigene interne Kommunikation zu verbessern.