2. TECHNIKEN UND INSTRUMENTE ZUR ERSTELLUNG VON BERICHTEN FÜR DIE BEWERTUNG, ÜBERWACHUNG UND ENTWICKLUNGSSTRATEGIEN
Die Berichterstattung nach der Mobilitätsphase ist wichtig, um zu verstehen, inwieweit die angestrebten Lernergebnisse erreicht wurden und um die erworbenen Fähigkeiten zu ermitteln. Nach der Berichterstattung werden sehr wichtige Indikatoren ermittelt, die auch dazu dienen, die Qualität der nachfolgenden Mobilitäten zu verbessern. Bei der Auswertung dieser Indikatoren werden die quantitativen und qualitativen Daten die Erfolgsindikatoren der entsendenden und aufnehmenden Organisationen darstellen. Ziel dieses Themas ist es, die wichtigsten Instrumente und Techniken des Prozesses, der zur Berichterstattung führt, vorzustellen und ihre Anwendung zu verbreiten. Die in diesem Dokument festgelegten Regeln sollen den Begünstigten eine Zusammenfassung der Informationen über das Überwachungs- und Berichtsverfahren während der Durchführung von Mobilitäts- oder Vermittlungsprojekten bieten. Die Ausbildungseinrichtung oder das Unternehmen, das die Ausbildung anbietet, ist für die Überwachung des gesamten Portfolios an Aktivitäten und die proaktive Behandlung von Abweichungen oder Risiken in Bezug auf die laufenden Prozesse (Finanz- und Leistungsüberwachung), die zu erzielenden Ergebnisse (Outcomes und Outputs) und die erwarteten Auswirkungen (KPIs und) verantwortlich. Die Ausbildungseinrichtung oder das Unternehmen, das die Ausbildung anbietet, ist für die Überwachung des gesamten Aktivitätsportfolios und die proaktive Behandlung von Abweichungen oder Risiken im Zusammenhang mit den laufenden Prozessen (Finanz- und Leistungskontrolle), den zu erzielenden Ergebnissen (Outcomes und Outputs) und den erwarteten Auswirkungen (KPIs und) verantwortlich. Monitoring- und Evaluierungsstudien bestehen in der Regel aus einer Anfangs-, einer Zwischen- und einer Abschlussüberprüfungsphase. Von den Begünstigten wird erwartet, dass sie alle Monitoring- und Evaluierungsaktivitäten in Bezug auf den Fortschritt ihrer Aktivitäten und die Ergebnisse des Projekts mit Hilfe der Berichtsinstrumente durchführen, auf die sie während der gesamten Projektdurchführung Zugriff haben. Das Mobility Tool+ ist ein System, das es den Erasmus+ Begünstigten ermöglicht, auf Projektinformationen zuzugreifen und diese zu verwalten, individuelle Teilnehmerberichte anzufordern und die von den nationalen Agenturen geforderten Abschlussberichte einzureichen. Die nationalen Agenturen von Erasmus+ nutzen das Mobility Tool+ auch, um die von den begünstigten Einrichtungen eingegebenen Projektinformationen jederzeit und von jedem Ort aus zu überwachen und zu überprüfen. Das Mobility Tool+, das von der Europäischen Kommission konzipiert, entwickelt und gepflegt wird, ist ein Überwachungs- und Berichterstattungsinstrument, das hauptsächlich von Erasmus+-Begünstigtenorganisationen und Nationalen Agenturen genutzt wird, die an dezentralen Mobilitätsprojekten beteiligt sind. Heute findet die meiste Mobilität für Praktika im Rahmen des Programms Erasmus+ statt, das von der Europäischen Kommission durchgeführt wird. Das Programm Erasmus+ zielt darauf ab, Synergien, Zusammenarbeit und gegenseitige Befruchtung zwischen verschiedenen Bereichen zu fördern. Es wäre hilfreich, einen Blick auf die Überwachungs- und Berichterstattungsinstrumente zu werfen, die im Rahmen des Programms verwendet werden, das drei Basisaktionen (KA1, KA2, KA3) umfasst. Daher wird uns eine Überprüfung des Mobility Tool+ nützliche Erfahrungen darüber liefern, wie der Prozess in Praktikums- oder Taraineeship-Programmen überwacht oder berichtet werden kann. Jedes Jahr reichen Organisationen aus ganz Europa Tausende von Projekten ein, um eine finanzielle Unterstützung aus dem Programm Erasmus+ zu erhalten. Aus diesem Grund hat die Kommission ein transparentes Bewertungsverfahren eingeführt, das darauf abzielt, die besten Projekte zu fördern: Für die meisten Aktionen sind alle Regeln und Bedingungen für die Gewährung eines Zuschusses im Rahmen des Programms in diesem Programmleitfaden aufgeführt; Für einige andere Aktionen, die in diesem Programmleitfaden nur erwähnt werden, sind die Regeln und Bedingungen für die Gewährung einer Finanzhilfe in speziellen Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen beschrieben, die von der Europäischen Kommission oder in ihrem Namen veröffentlicht werden. Bei der Planung eines Antrags können sich potenziell teilnehmende Organisationen auch von anderen Referenzdokumenten inspirieren und informieren lassen; einige dieser Dokumente sind in Anhang IV dieses Leitfadens aufgeführt. In Mobility Tool+ können Sie alle Verwaltungs- und Haushaltsdetails des Projekts einsehen und verfolgen. Bei der Mobilitätshilfe sind Sie in den Bereichen, in denen Sie eingreifen können, je nach Ihrer Befugnisstufe eingeschränkt. Beispiel 1: Wie exportiere ich eine Liste von Organisationen? Kann in eine CSV-Datei exportiert werden Die exportierte Liste enthält genau dieselben Felder, die auch auf der Seite Organisationen angezeigt werden Anmeldung bei Mobility Tool+ Öffnen Sie Ihr Projekt Klicken Sie auf die Schaltfläche "Organisationen" im oberen Menü Klicken Sie im Menü der Partnerliste auf das Excel-Symbol Speichern Sie die exportierte Datei auf Ihrem lokalen Computer Beispiel 2: Wie entfernt man die Organisation? Anmeldung bei Mobility Tool+ Öffnen Sie Ihr Projekt Klicken Sie im oberen Menü auf die Schaltfläche "Organisationen" und wählen Sie "Organisationen auflisten". Markieren Sie das Auswahlfeld neben dem Partner, den Sie entfernen möchten Klicken Sie auf das Symbol "Löschen". Abbildung 1. Partnerorganisation Infos zum Mobility Tool+ Beispiel 3: Wie entfernt man die Organisation? Es ist nicht möglich, die eigene begünstigte Organisation aus der Liste zu streichen!! Absender- und Empfängerorganisationen, die bereits Teil der im Projekt eingetragenen Mobilitäten sind, können nicht gelöscht werden!! Beispiel 4: Wer sind die Ansprechpartner in der Organisation? Organisationen können eine oder mehrere Kontaktpersonen für das Projekt haben (Standardmäßig) erhalten nur die Kontaktperson der begünstigten Organisation und der gesetzliche Vertreter Zugang zum Mobility Tool+. Diese Benutzer können den Zugang zu den Projektinformationen in Mobility Tool+ nur weiteren Kontaktpersonen ihrer eigenen Organisation gewähren (wobei sie wissen, dass diese die Informationen des Projekts bearbeiten und ändern können). Beispiel 5: Wie kann man Ansprechpartner anzeigen? Anmeldung bei Mobility Tool+ Öffnen Sie Ihre Projektdetails Klicken Sie im oberen Menü auf "Kontakte". Wählen Sie "Kontakte auflisten" aus dem Kontextmenü Es wird eine Tabelle mit den Kontakten aller Organisationen angezeigt Beispiel 6: Wie kann man Ansprechpartner anzeigen? Abbildung 2. Kontaktinformationen zum Mobility Tool+ Kontaktpersonen Nachnamen Vornamen Abteilung Position Rufnummer E-Mail PIC der Organisation Rechtlicher Name der Organisation Flagge Ob die Organisation ein Begünstigter ist oder nicht Wenn der Ansprechpartner der gesetzliche Vertreter der Organisation ist Ob der Kontakt der bevorzugte Kontakt der Organisation ist Kennzeichen, ob der Kontakt Zugang zum Projekt hat Beispiel 7: Wie wird die Liste der Mobilitäten angezeigt? Anmeldung beim Mobility Tool+ Öffnen Sie Ihre Projektdetails --> Klicken Sie im oberen Menü auf "Mobilitäten" -> Wählen Sie "Mobilitäten auflisten" aus dem Kontextmenü. Beispiel 8: Wie wird die Liste der Mobilitäten angezeigt? Abbildung 3. Liste der Mobilitätsinformationen im Mobility Tool+ Beispiel 9: Wie kann man neue Mobilität hinzufügen?
Beispiel 10: Wie kann ich die Mobilitätsdaten ändern?
Anmeldung beim Mobility Tool+ Öffnen Sie Ihre Projektdetails --> Klicken Sie im oberen Menü auf "Mobilitäten" -> Wählen Sie "Mobilitäten auflisten" aus dem Kontextmenü --> Klicken Sie auf die Schaltfläche +, um einen neuen Eintrag hinzuzufügen --> Es öffnet sich eine Seite mit den Details zur Mobilität --> Zum Bearbeiten klicken Sie erneut auf das Bleistiftsymbol.
Beispiel 11: Wie kann ich Teilnehmerberichte anfordern?
Das Mobility Tool+ versendet die Anfragen für die Teilnehmerberichte automatisch nach dem Ende der Mobilitätsphase, wie im Feld "Enddatum" der Mobilitätsdetails angegeben
Wenn der Bericht den Status "ANGEFORDERT" hat, kann er erneut angefordert werden.
Abbildung 4. Berichte über das Mobility Tool+ anfordern
Beispiel 12: Wie kann ich Teilnehmerberichte anfordern?
Anmeldung beim Mobility Tool+ Öffnen Sie Ihre Projektdetails --> Klicken Sie im oberen Menü auf "Mobilitäten" -> Wählen Sie "Mobilitäten auflisten" aus dem Kontextmenü --> Bearbeiten Sie die Mobilitätsdetails und klicken Sie auf die Schaltfläche "Erneut senden" im Abschnitt "Teilnehmerbericht".Beispiel 13: Wie kann ich den Status der Teilnehmermeldung überprüfen?
Anmeldung beim Mobility Tool+ Öffnen Sie Ihre Projektdetails --> Klicken Sie im oberen Menü auf "Mobilitäten" -> Wählen Sie "Mobilitäten auflisten" aus dem Kontextmenü --> Der Status der Teilnehmerberichte wird in der Spalte "Berichtsstatus" angezeigt.Beispiel 14: Wie kann ich die Ergebnisse des Teilnehmerberichts sehen?
Anmeldung beim Mobility Tool+ Öffnen Sie Ihre Projektdetails --> Klicken Sie im oberen Menü auf "Mobilitäten" -> Wählen Sie "Mobilitäten auflisten" aus dem Kontextmenü --> Bearbeiten Sie die Mobilität, für die Sie den Teilnehmerbericht sehen möchten --> Klicken Sie auf den Link "PDF herunterladen" im Abschnitt "Teilnehmerberichte", um eine PDF-Version der Ergebnisse des Teilnehmerberichts herunterzuladen.Beispiel 15: Wie überprüft man das Projektbudget?
Das Mobility Tool bietet auch die Möglichkeit, die finanzielle Überwachung und Bewertung zu überprüfen. Das letzte Beispiel aus dem Mobility-Tool dient dazu, ein Verständnis dafür zu vermitteln, wie dieser Teil in dieser Hinsicht funktioniert.
Anmeldung beim Mobility Tool+ Öffnen Sie Ihre Projektdetails --> Klicken Sie im oberen Menü auf "Mobilitäten" -> Es wird eine Budgetseite angezeigt.Zusammenfassend kann man sagen, dass die Berichte über Mobility Tool+;
Bietet Ihnen eine Berichtsfunktion als Begünstigter.
In diesem Abschnitt können Sie Zwischen- und Abschlussberichte der Begünstigten an Ihre Nationale Agentur übermitteln.
Der Abschlussbericht enthält eine Zusammenfassung aller Aktivitäten Ihres Projekts, das Projektbudget und einige zusätzliche Informationen.
Die meisten Inhalte des Berichts werden mit den Daten vorausgefüllt, die Sie in Mobility Tool+ eingegeben haben.
Außerdem werden Ihnen eine Reihe von Fragen zur Durchführung Ihres Projekts gestellt.
Je nach Art der Aktion Ihres Projekts kann der Abschlussbericht in Form einer PDF-Datei oder einer Website erstellt werden.