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1. Strategie per un colloquio efficace

Una delle situazioni più sfidanti per la comunicazione interpersonale sul posto di lavoro riguarda senza dubbio la gestione dei colloqui. Condurre un colloquio è il processo mediante cui gli individui (generalmente due) si scambiano informazioni. Le persone possono essere interessate a un’offerta di lavoro, a una promozione, a un determinato compito, alla vendita di un prodotto, a informazioni per scopi di intelligence, alla proposta di una fusione, o altre questioni. Le informazioni scambiate non devono riguardare soltanto i fatti. Un colloquio efficace ottimizza gli obiettivi di comunicazione percepiti dagli individui coinvolti con il tempo come ostacolo principale. Alcuni dei più importanti aspetti riguardano:

• il modo adeguato di prepararsi per un colloquio;

• Valore di tali procedure come avere uno schema di punti da coprire e prendere appunti.

• Uso (e uso improprio) di domande e tecniche di interrogatorio.

• Il tipo e la quantità di controllo che l'intervistatore dovrebbe esercitare sulla discussione.

• Analisi e valutazione delle informazioni ottenute.

Pianificazione e preparazione

Troppo spesso, gli intervistatori inesperti iniziano una discussione soltanto per accorgersi a metà del colloquio che la preparazione del candidato è insufficiente. Una preparazione preliminare può facilmente evitare queste situazioni spiacevoli. Scrivere una lista di punti da affrontare non è necessariamente indicatore di rigidità, ma mostra considerazione per tutte le parti coinvolte. Inoltre, può essere proposta una durata. A volte è nell’interesse di entrambe le parti fissare un’altra data per poter avere una sessione più lunga o pianificare di completare soltanto un passaggio alla volta citando il prossimo appuntamento o, forse, una riunione già programmata.

Costruire una buona relazione

Per costruire una buona relazione con il candidato, è necessario provare a metterlo a proprio agio - soprattutto se si tratta di un colloquio di lavoro, di un colloquio per una promozione, o altri tipi di colloquio dove sono chiare le differenze di status. Sfortunatamente, talvolta la costruzione di questo rapporto è minata da tentativi goffi, come “Non essere nervoso” o “Rilassati!”. Normalmente, all’inizio di un colloquio si dovrebbe concedere al candidato di abituarsi al nuovo ambiente. La situazione, per lui/lei, è nuova: potrebbe essere la sua prima esperienza. A meno che non sia previsto uno specifico periodo di adattamento, il candidato potrebbe non essere in grado di tenere a bada l’ansia, rischiando di perdere l’intera sessione. La familiarizzazione con l’ambiente circostante è parte del processo di adattamento. è una verità spesso sottovalutata che ogni volta che un individuo viene posto in una situazione strana, diventa ansioso. Inoltre, è bene ricordare che i modi e le semplici cortesie espresse dall'intervistatore agli occhi del candidato risultano amplificate. Annotando le parole chiave significative, l'intervistatore può ricostruire prontamente che cosa realmente è avvenuto. Gli appunti aiutano a conservare dettagli che sarebbero difficili da ricordare se non registrati. Il tempo che sarebbe necessario per provare a ricordarli senza avere degli appunti può essere impiegato per ascoltare e pensare. Inoltre, prendere appunti elogia il candidato; significa che le sue risposte sono considerate abbastanza importanti da essere annotate. È un comodo meccanismo di rinforzo e può anche essere usato per guidare l’andamento del colloquio.

Elaborare informazioni:

Utilizzando in modo giudizioso le domande, l’intervistatore esperto non ottiene soltanto delle informazioni, ma è anche in grado di indirizzare la conversazione in modo produttivo. Le domande principali o le domande che hanno già in sé le risposte generalmente non sono molto efficaci. Allo stesso modo, la doppia negazione dev’essere evitata poiché tende a provocare ansia. Per evitare di cadere in queste trappole, anche il miglior intervistatore dovrebbe rivedere le sue tecniche di colloquio di volta in volta. Gli intervistatori di successo, all'inizio del colloquio, pongono un ampio ventaglio di domande generali. A quanto pare, ciò consente al candidato di rispondere con informazioni che ritiene importanti, oltre a fornirgli l'opportunità di toccare argomenti che per lui/lei sono cruciali. Subito dopo, l'intervistatore può porre domande specifiche che richiedono risposte brevi.

2. Come gestire riunioni efficaci

Quando le riunioni vengono condotte in modo adeguato, rappresentano una grande occasione per mantenere il team connesso e costruire fiducia e motivazione. Quando sono condotte in modo inadeguato (ossia quando sono troppo frequenti, non hanno un focus chiaro, durato troppo o troppo poco), le riunioni possono essere una perdita di tempo. Una riunione efficace è una riunione in cui si unisce un gruppo di persone per lo scopo preciso di discutere e condividere informazioni al fine di raggiungere un risultato. Il risultato può comportare la creazione di un programma, una lista di idee o una decisione su una questione urgente. Le riunioni efficaci aiutano a direzionare gli sforzi dei dipendenti e a garantire una buona comunicazione all'interno dell’azienda. Una riunione gestita bene può accrescere la produttività e il coinvolgimento dei dipendenti, può migliorare la comunicazione e il lavoro di squadra. Le riunioni accuratamente pianificate riducono anche lo spreco di tempo, consentendo ai dipendenti di dedicare più tempo al proprio lavoro e meno tempo in una sala conferenze o in una chat Zoom. Riunioni efficaci affrontano i blocchi, conducono i team a sviluppare un migliore processo decisionale, danno a tutti i membri la possibilità di essere ascoltati e sentirsi inclusi e rafforzano le relazioni tra dipendenti e manager. Le riunioni richiedono preparazione e solide capacità di gestione del tempo. Affinché un incontro sia produttivo ed efficiente, la persona che gestisce l'incontro dovrebbe avere un'idea chiara di come dovrebbe svolgersi e di cosa deve essere realizzato.

2.1. Come pianificare e condurre meeting efficaci

• determinare se la riunione è necessaria;

• invitare solo le persone necessarie;

• definire un’agenda chiara;

• definire un programma;

• Condividi prima i piani le per grandi idee;

• Impostare un tono positivo e produttivo;

• Considerare i punti di forza dei dipendenti;

• Prendere appunti e condividere il verbale;

• Terminare con un insieme di elementi di azione;

• Valutare l'efficacia delle riunioni.

3. Strategie di comunicazione efficace per i responsabili dei contratti

La stipulazione di contratti di successo inizia con la comunicazione. Le aziende traggono beneficio dalla definizione di obiettivi e dalla creazione di un piano di azione. La chiave è la creazione di un ambiente che consenta la comunicazione aperta. Ecco tre strategie per impostare la comunicazione durante gli accordi per i contratti. Creare relazioni solide con i responsabili/fornitori è essenziale per avere successo nel lungo periodo. Un esempio virtuoso è rappresentato dalle aziende automobilistiche giapponesi: sono note per la creazione di relazioni familiari con la loro rete di venditori. Condividono buone prassi, informazioni, e preoccupazioni con i loro fornitori. Rendi la comunicazione una chiara priorità nel tuo business. Rendi una priorità connetterti con i tuoi fornitori. Il responsabile dei contratti è essenziale per la crescita. “Ogni aspetto del processo di contrattazione, sia che si tratti di negoziazione, di una bozza, dell’esecuzione, della gestione o dell’applicazione, rappresenta un insieme unico di questioni e di sfide”.

Di seguito alcune soluzioni utili per contrastare il linguaggio vago dei contratti:

• creare dei promemoria che includano le scadenze, e definisci un calendario mediante il software di gestione dei contratti;

• gestisci le aspettative creando un database dei contratti per gli accordi in esecuzione;

• sottolinea le pagine importanti all’interno del contratto, e seleziona un servizio che offra un servizio di ricerca veloce.

Definire le linee generali dei contratti aiuta a evitare ambiguità e confusione. Di conseguenza, i responsabili dei contratti possono sempre stare un passo avanti e garantire le opportunità migliori. Le comunicazioni interne all’azienda sono importanti tanto quanto quelle esterne. I responsabili dei contratti non sono semplicemente dei collegamenti con i fornitori esterni, ma dovrebbero essere coinvolti nelle operazioni quotidiane dell’azienda. Bisogna formarli su come avere dei registri dei contratti e su come monitorare la loro conformità. Se necessario, i responsabili dei contratti possono spiegare allo staff operativo questioni legate ai contratti. La comunicazione è essenziale per avere dei contratti migliori con i fornitori. Bisogna essere disponibili a imparare dai propri partner. Scrivi contratti che possano capire tutti e cerca di migliorare la tua comunicazione interna.