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La facilitazione di gruppo è una capacità manageriale fondamentale che può realmente aiutare un team ad essere più produttivo e a raggiungere in modo efficiente i propri obiettivi. Il compito del facilitatore è aiutare il gruppo a progredire a trovare delle risposte nel modo più semplice ed efficace possibile. I datori di lavoro utilizzano la facilitazione per costruire i team e “modellare” i leader. Il compito principale di un facilitatore è generare valore all’interno delle sessioni di gruppo facendo in modo che siano concentrati e progrediscano, facendo risparmiare al datore di lavoro tempo e denaro. Possono anche essere d’aiuto nella risoluzione delle dispute e nella gestione dei problemi dei dipendenti.

I facilitatori di gruppo utilizzano una serie di tecniche per facilitare le transizioni e gestire le riunioni:

• Presentano il contenuto o riformulano le informazioni per renderle comprensibili;

• Strutturano le riunioni o le sessioni di formazione e di team-building per soddisfare la mission generale.

• Suscitano domande e potenziali soluzioni nei partecipanti per costruire una mentalità coerente;

• Promuovono l’emergere di un senso di responsabilità condiviso per i risultati della riunione;

• Molti team non hanno un leader che possa aiutarli a crescere, a gestire questioni spinose, a mantenere le riunioni produttive e focalizzate sull’argomento trattato. I facilitatori di gruppo aiutano i dipendenti ad essere concentrati e focalizzati sul raggiungimento degli obiettivi.

Queste strategie aiutano l’organizzazione a risparmiare tempo e risorse se sono utilizzate in sessioni sistematiche ben moderate.

Le tecniche di facilitazione includono:

Avere un piano:

• fare una lista dei compiti;

• fissare delle scadenze chiare;

• chiarire i ruoli;

• avere un template per i progressi da compilare;

• Il facilitatore non dovrebbe assegnare a nessuno il compito che ha spiegato, ma attendere e chiedere ai membri del gruppo di auto-candidarsi;

• essere sicuri che tutti abbiano compreso i compiti da svolgere, le scadenze, le responsabilità e come comunicare i propri progressi.

Pensiero libero:

• lasciare che il team esprima le proprie idee per far sentire tutti i membri ascoltati e apprezzati;

• Appuntare tutte le idee;

• Non criticare le idee;

• tornare con una recensione delle idee e sui modi per lavorarci.

Votazioni pubbliche:

Questa tecnica riguarda più la trasparenza di un manager nei confronti del proprio team, mostrando ai membri i problemi, interni ed esterni, da affrontare e nello stesso offrendogli la possibilità di essere parte della soluzione. 

“Servizio sveglia”:

• in quanto facilitatore e supervisore, dovresti sempre essere pronto a dare energia al gruppo. Si possono usare degli energizzanti in modo casuale durante la giornata per far rilassare tutti e migliorare il morale;

• Esempi di energizzanti: Applausi in sincrono: questo esercizio in cerchio è semplice, ma sfidante e molto efficace per far concentrare e allineare un gruppo. (https://www.sessionlab.com/methods/sync-claps).

Affrontare i conflitti:

È importante ricordare che uno dei compiti principali di un facilitatore è aiutare un gruppo a legare e aiutare i membri a superare eventuali conflitti interni. Pertanto, un facilitatore dovrebbe avere delle ottime capacità di risoluzione dei conflitti per aiutare i colleghi a gestire qualsiasi disputa possa verificarsi tra loro. Per un facilitatore è ugualmente importante non cercare una soluzione assoluta al problema tra le parti in conflitti, ma fungere da referente e favorire il dialogo in una certa “cornice” che non inasprisca il conflitto mediante l’uso di un linguaggio tossico.

Il conflitto sul posto di lavoro può essere scatenato da diversi fattori, fraintendimenti, valori, questioni esterne, ma è comunque normale che si verifichino. Non ci si aspetta che sia lo staff a intavolare una discussione per risolvere il problema da soli. Chi inizia la conversazione e identifica il problema dev’essere sempre un facilitatore con le giuste competenze per risolvere il problema. Ma se il facilitatore si accorge che il problema non può essere pienamente risolto, dovrebbe esporlo in modo che le parti coinvolte possano raggiungere una certa intesa.

Creazione di uno spazio sicuro:

Per far funzionare le tecniche di facilitazione appena esposte e per rendere la vita più semplice al facilitatore è necessario creare uno spazio sicuro dove i partecipanti possono aprirsi e partecipare senza stare sulla difensiva. Questo significa che sentiranno di poter esporre le proprie lamentele ed emozioni delicate nei confronti di argomenti che verranno spiegati dal facilitatore ed è meglio che questi aspetti vengano risolti durante il workshop. Naturalmente, il facilitatore utilizzerà delle tecniche come quelle già esposte per far sentire i partecipanti più sicuri di esprimere i propri pensieri.