INTRODUZIONE
L’ambiente di lavoro è cambiato positivamente negli ultimi anni, nel senso che non c’è più tolleranza per la tossicità, per il bullismo, o per il gossip anche se a farlo è il datore di lavoro o un dipendente. Inoltre, nel 2022 è richiesto soprattutto ai supervisori/datori di lavoro non soltanto supervisionare, ma soprattutto comunicare, dare il buon esempio, motivare e ascoltare i bisogno dei loro dipendenti e/o ascoltare i loro suggerimento riguardo una richiesta che può essere importante per una questione personale o per un cambiamento nelle procedure aziendali/organizzative. Per questo, è fondamentale che il corso E-learning VETTER preveda un modulo il cui risultato finale è insegnare all’utente “come essere un leader efficace”. In questo modo, e tenendo a mente che questo corso è indirizzato a chiunque lavori in campo VET, questo modulo nello specifico è pensato per supportare i tutor dei tirocinanti, i mentori, i consulenti di carriera, le scuole VET, le aziende e i datori di lavoro coinvolti nel processo di collocamento a predisporre dei programmi di tirocinio efficaci e fruttuosi sia per l’azienda per cui lavorano e sia per i tirocinanti. Dopo aver studiato i bisogni dei dipendenti e cosa si aspettano dal proprio supervisore, abbiamo ristretto il campo alle seguenti conoscenze/capacità importanti che sono richieste per essere un leader efficace: tecniche di comunicazione efficace; tecniche di leadership di gruppo; tecniche di gestione dei conflitti; tecniche di ascolto attivo; tecniche di osservazione; tecniche di mediazione comunicativa; elementi di teoria e tecnica di animazione; tecniche di motivazione ed empowerment, tecniche interpersonali e di comunicazione per gestire i colloqui, le riunioni e per favorire gli accordi; tecniche di negoziazione per la negoziazione di accordi con aziende, enti e istituzioni; tecniche di valutazione delle skill. Queste caratteristiche saranno i sub-moduli in cui sarà articolato il presente modulo, e ognuno è stato suddiviso in modo da fornire tutte le informazioni importanti di cui l'utente ha bisogno di acquisire al fine di costruire una base di conoscenze per eccellere e diventare o crescere come un leader efficace. Di seguito gli argomenti saranno presto spiegati e quali sono i loro risultati mirati. Perché tecniche di comunicazione efficace Una skill di importanza vitale è la capacità di comunicare le idee in modo chiaro, preciso, e intenzionale. Se sei un comunicatore efficace, sarai in grado di condividere le informazioni giuste, minimizzare il conflitto e la confusione, risparmiare tempo e soldi, costruire un legame di qualità con i tuoi colleghi, raggiungere gli obiettivi stabiliti, dare e ricevere il giusto feedback, aiutare a costruire relazioni solide. Inoltre, chi riceve l’informazione sarà certo di ottenere un buon risultato perché ha ricevuto istruzioni chiare. Naturalmente, è molto importante menzionare i possibili risultati di una scarsa capacità di comunicare per mostrare l’importanza di averne una efficace. Una scarsa comunicazione può risultare in messaggi ambigui invece di una comprensione condivisa, accrescendo il rischio di avere un risultato negativo che può portare a un conflitto o rendere tese le relazioni. Al di là di ciò, i risultati non saranno raggiunti o saranno parzialmente raggiunti, situazione che creerà stress, confusione emotiva o distrazione tra i dipendenti. Perché tecniche di leadership di gruppo Lo scopo del leader di un gruppo è aiutare i suoi dipendenti a sentirsi parte di un team e prendere decisioni sicure, soddisfacenti e sane senza imporre i propri standard morali o i propri giudizi sul gruppo. I leader di gruppo devono raggiungere un equilibrio tra esercitare una leadership forte e promuovere un clima amichevole tra i membri del gruppo. I leader efficaci sono empatici e comunicatori chiari che utilizzano tecniche di ascolto attivo per comprendere i bisogni e le emozioni dei membri del gruppo. Soprattutto durante le sessioni di gruppo, i leader devono evitare di arrabbiarsi con i partecipanti, anche se agiscono in modo irrispettoso o aggressivo. I leader dovrebbero modificare il proprio approccio in base alle esigenze di uno specifico gruppo. Dovrebbero approcciarsi a ogni situazione modificando le loro qualità tra Autocratico, Democratico e Laissez-faire. Tra le abilità di un buon leader dovrebbero esserci il pensiero strategico, la pianificazione e l’implementazione, la gestione delle persone, la gestione del cambiamento, la comunicazione, la persuasione e l’influenza. Perché tecniche di gestione dei conflitti Per la maggioranza delle persone il conflitto è una situazione indesiderata e spaventosa, ma è comunque parte della nostra vita quotidiana e personale e pertanto ognuno dovrebbe avere la capacità di gestirlo. Per i supervisori/leader avere la capacità di gestire i conflitti in modo efficace può aiutare loro, le terze parti coinvolte, e l’intero team a soffrire meno i disaccordi sul lavoro. In sostanza, traducono cosa fareste con un membro del team quando percepite o vi accorgere che non sono d’accordo / hanno un problema con un altro membro del team. In circostanze meno fortunate, queste tecniche vengono impiegate dopo che la situazione è precipitata. Le 5 principali capacità di gestione dei conflitti che dovrebbero conosciute tutti sono: problem solving, il compromesso, la resa, la competizione e l’accoglienza. Perché ascolto attivo L’ascolto attivo è il processo che comporta il prepararsi all’ascolto, prestare attenzione ai segnali verbali e non verbali utilizzati, e poi rispondere in modo adeguato per dimostrare che hai prestato attenzione a quello che è stato detto. Questo tipo di ascolto mostra alle parti coinvolte che sono sulla stessa lunghezza d’onda. Chi parla ha la certezza che il suo messaggio viene accolto, mentre chi ascolta seriamente acquisisce più informazioni e comprende meglio. Dal momento che nel linguaggio del corpo ci sono più significati che nelle parole, essere in grado di leggere il linguaggio del corpo altrui è una capacità importante, soprattutto in quanto leader di un gruppo. Inoltre, consente a chi ascolta di comprendere il messaggio molto meglio. Se sei un supervisore o sei a contatto regolarmente con i colleghi, l’ascolto attivo ti consente di comprendere le questioni e lavorare con gli altri per cercare delle soluzioni, e ti consente anche di dimostrare la tua pazienza. L’ascolto attivo ti può aiutare a fidarti degli altri, comprenderli meglio e farli sentire più ascoltati. L’ascolto attivo tende alla comprensione invece che alla risposta e a empatizzare con gli altri, in modo che si sentano compresi, supportati e motivati a trovare una soluzione al loro problema. Perché tecniche di osservazione I supervisori hanno ogni diritto a usare l’osservazione come feedback o strumento, pertanto non bisogna preoccuparsi che guardare il tuo staff a lavoro sia inteso come “spiare”. Per una serie di ragioni, l’osservazione sul lavoro è sia richiesta che giustificata. Soprattutto nel periodo di revisione della performance, l’osservazione può indicarti come un dipendente sta svolgendo le proprie mansioni. Inoltre, osservare è utile per sapere se la lamentela di un dipendente circa una divisione ingiusta del lavoro è fondata oppure no. Infine, un altro punto di forza dell’osservazione è che praticarla aiuta a costruire delle procedure operative standard o processi aziendali che aumentano l’efficienza. Inoltre, i benefici dell’osservazione possono essere utili non solo quando un supervisore osserva i dipendenti ma anche quando un membro dello staff osserva un collega con più esperienza nel settore. Ci sono evidenti vantaggi nell’osservare dipendenti più esperti, soprattutto se lavorano nell’industria professionale. I tirocinanti traggono beneficio dall’osservazione dei superiori, perché gli assicura un feedback immediato. Tutti i dipendenti junior dovrebbero essere osservati mentre vengono istruiti, con feedback basati in parte sull’osservazione degli aspetti relazionali e interpersonali che gli utenti del servizio apprezzano maggiormente. Di conseguenza, si raccomanda che i collocamenti includano che il tirocinante e il supervisore si osservino reciprocamente. Facendo ciò, i benefici saranno che il supervisore sarà una fonte di risorse/conoscenze, fornirà supporto mentre il tirocinante acquisisce fiducia, esperienza di lavoro in co-terapia, opportunità per il supervisore di dare un feedback diretto sul lavoro del tirocinante, rimuovere pregiudizi di auto-segnalazione nella supervisione e supervisore può dare feedback positivi e critiche costruttive sullo sviluppo del tirocinante. Perché tecniche di mediazione comunicativa La mediazione è una tecnica essenziale per la gestione dei conflitti e può aiutarti a risolvere disaccordi che possono verificarsi a lavoro. Un mediatore efficace sul luogo di lavoro potrebbe negoziare con i vari dipendenti e risolvere questioni informali prima che peggiorino. Imparare a mediare sul luogo di lavoro può aiutare se stai cercando di migliorare la tua capacità di gestione dei conflitti ma generalmente la mediazione può aiutare a creare: un clima positivo e produttivo, una cultura lavorativa favorevole risolvendo i conflitti prima che peggiorino, creare e curare rapporti di lavoro più onesti e, soprattutto, risparmiare tempo e soldi dell’azienda mediando in modo informale invece di avvalersi di processi formali che potrebbero finire in tribunale. Costruire tecniche di risoluzione dei conflitti può aiutare ad avere una migliore capacità di mediazione. Le tecniche che saranno spiegate nel modulo specifico spiegheranno ulteriormente come utilizzare la mediazione per risolvere con successo i conflitti sul lavoro, invitare i dipendenti a discutere insieme delle loro controversie, spiegare chiaramente qual è l'obiettivo della mediazione, come mantenere la calma durante il processo di mediazione, impiegare capacità di ascolto attivo per capire meglio la controversia, evitare interruzioni durante il processo di mediazione e concentrarsi sul futuro piuttosto che concentrarsi su ciò che è accaduto. Perché tecniche di facilitazione comunicativa La facilitazione comunicativa è una parte importante in ogni luogo di lavoro e può essere particolarmente vantaggioso in contesti multiculturali perché può rimuovere gli ostacoli e facilitare uno scambio di informazioni efficace. Se un facilitatore usa bene queste tecniche, lei/lui può creare un ambiente più armonioso e produttivo, che è l’obiettivo di ogni organizzazione. Il problem solving, la gestione dei reclami e altri compiti possono essere resi molto più facili da un facilitatore efficace. Facilitare la comunicazione significa creare un ambiente o una cultura che incoraggi la comunicazione, ma anche rimuovere tutte le barriere che potrebbero impedire ai colleghi di comunicare in modo efficace. Alcuni esempi di tecniche che i facilitatori possono fare in casi di cattiva comunicazione sono: rendere obbligatori gli incontri del team, creare un'agenda di riunioni, prendersi dei minuti, creare uno spazio di condivisione delle idee, eliminare le distrazioni, creare un clima favorevole alla comunicazione e garantire che tutti i soggetti siano coinvolti e soprattutto fare in modo che il gruppo partecipi ad attività che li aiuteranno a parlare tra loro e a promuovere la comunicazione generale. Un facilitatore dev’essere organizzato e proattivo al fine di facilitare la comunicazione nel team, devono condurre riunioni frequenti e assicurarsi che ognuno abbia le informazioni di cui necessita per svolgere il proprio lavoro. In più, dovrebbe essere disponibile a rispondere alle domande e assegnare compiti in modo tempestivo ed efficiente. I manager possono diventare facilitatori comunicativi in una varietà di modi, ma alcune tecniche da usare esistono per alcuni casi, ma l'inventario delle tecniche di falsificazione non può essere utilizzato liberamente. Nel modulo appropriato sono elencate alcune tecniche rilevanti e importanti affinché i manager siano sulla strada giusta tecnicamente. Inoltre, abbiamo fornito alcuni suggerimenti per i manager che vogliono diventare dei facilitatori.