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Per sapere come rispondere a un'emergenza nel modo più efficace possibile, in primo luogo, è necessario definire il concetto di emergenza sul posto di lavoro. Un'emergenza sul posto di lavoro può presentarsi in una varietà di forme: è un evento che si verifica e mette in pericolo i dipendenti di un'azienda, i clienti o il pubblico; o rischia di interrompere le operazioni sul posto di lavoro; o provoca danni. Queste emergenze si possono dividere in tre gruppi: naturali, legate al lavoro ed esterne o civili. Le emergenze naturali sono quelle causate da calamità naturali e sono molto difficili da prevedere. A seconda dell'ubicazione dell'azienda, alcune strategie saranno più efficaci di altre, quindi è necessario tenere conto di considerazioni specifiche. Le emergenze legate al lavoro sono causate da fattori relativi al lavoro svolto, quindi questi sono i più frequenti ma anche i più prevedibili. Infine, le emergenze civili sono quelle che comportano aggressioni tra dipendenti o clienti e sono considerate emergenze esterne. 

Tutti i datori di lavoro hanno il dovere di garantire la sicurezza sul posto di lavoro. Per farlo, i dipendenti devono essere formati e informati su come rispondere, le strutture devono essere in buone condizioni e i sistemi di supervisione e controllo devono essere attivi. In particolare, le organizzazioni sono impegnate a mantenere condizioni di lavoro sicure e sane attraverso il controllo di tali emergenze legate al lavoro. Tenendo sotto controllo i rischi per la salute e la sicurezza, la fornitura e la manutenzione di informazioni, l’istruzione, la formazione come supervisione, nonché la prevenzione di potenziali problemi, le aziende possono salvaguardare la salute e promuovere la qualità della vita dei loro dipendenti sul lavoro. 

In merito ai doveri di salute e sicurezza di cui sono responsabili le aziende, ecco alcuni dei punti essenziali:

• Valutare i rischi per la salute e la sicurezza e identificare i modi per superarli.

• Garantire e mantenere un luogo di lavoro sano e sicuro e un mezzo sicuro per entrare e uscire dai locali, comprese le procedure di emergenza per l'uso quando necessario.

• Fornire informazioni, istruzione, formazione e supervisione sui metodi e sulle procedure di lavoro sicuri, nonché avere aree di lavoro e attrezzature sicure e senza rischi per la salute.

• Garantire che le apparecchiature siano dotate di tutti i dispositivi di sicurezza necessari, che siano sottoposte a una corretta manutenzione e che siano forniti adeguati indumenti di protezione.

• Promuovere la cooperazione tra i dipendenti/ studenti per garantire condizioni e sistemi di lavoro sicuri e sani attraverso la discussione e la consultazione congiunta efficace e, se necessario, l'istituzione di un comitato di sicurezza, di rappresentanti della sicurezza e, se necessario, inchieste sugli incidenti.

• Monitorare e rivedere regolarmente la gestione della salute e della sicurezza sul lavoro, apportare le modifiche necessarie e portarle all'attenzione di tutti i dipendenti/studenti.

Tutti i dipendenti/studenti devono riconoscere che tutti condividono la responsabilità di creare condizioni di lavoro sane e sicure. Ognuno deve considerare le implicazioni per la salute e la sicurezza dei propri atti e/o omissioni e prestare attenzione alla propria salute e sicurezza e a quella degli altri.  

Un luogo sicuro di lavoro è normalmente trascurato, come le aziende spesso non sono a conoscenza di quali siano gli standard minimi. Per avere un luogo di lavoro sicuro, le aziende devono prendere in considerazione:

• Servizi: fare in modo che gli edifici siano in buone condizioni e che funzionino in modo efficiente è essenziale per la sicurezza di tutti i dipendenti. Si tratta di avere l'attrezzatura necessaria, corridoi privi di ostacoli, misure di sicurezza, elenco controllato...  

• Illuminazione: illuminazione adeguata, forme adatte di illuminazione di emergenza, scale ben illuminate e utilizzare la luce naturale quando possibile.

• Muoversi nei locali: scale e rampe accessibili, passaggio sicuro per i pedoni, pavimenti e superfici non scivolose.

• Pulizia: fornire strutture pulite, fornire contenitori, rimuovere lo sporco regolarmente e mantenere pulite le pareti interne.

• Igiene e benessere: servizi igienici puliti con sapone, carta e acqua calda/fredda, acqua potabile disponibile, docce se necessario, strutture di riposo per donne incinte e madri che allattano e docce per emergenze.

• Condizioni confortevoli: sistemi di riscaldamento o raffreddamento locali, spazio di lavoro sufficiente e buona ventilazione.

La supervisione e il controllo sono fondamentali per prepararsi alle emergenze sul posto di lavoro ed evitare che questi eventi abbiano conseguenze peggiori o addirittura tragiche. Per questo motivo, deve essere predisposta e diffusa una risposta pianificata alle emergenze di lavoro. Alcuni dei seguenti aspetti devono essere presi in considerazione dal reparto qualità:

• Disporre di un sistema di allarme efficace: trovare un sistema di allarme adatto alle esigenze della propria organizzazione è essenziale per garantire che tutti i dipendenti siano avvertiti in caso di emergenza. Investire in un sistema efficace può aiutare a gestire un'emergenza sul posto di lavoro.

• Avere un responsabile per le emergenza o un leader: designare un membro del team, così come un manager, come leader per le emergenze può preparare l'intero team ad affrontare eventuali eventi sfortunati. Avere una o al massimo due persone in carica può fare in modo che la risposta dell’intero team sia veloce e sistematica. La persona designata deve avere ottime capacità comunicative, deve avere competenze nella gestione delle emergenze e conoscere le procedure di evacuazione. La persona scelta per il ruolo deve saper lavorare sotto pressione e dev’essere in grado di restare calmo, dal momento che la vita dei membri nel team è nelle sue mani;

• Sapere dov’è l’attrezzatura di emergenza: l’attrezzatura di emergenza e il kit di primo soccorso devono essere riconoscibili, posizionati in modo strategico ed essere in ottime condizioni. Sapere dove sono prima che l’emergenza si verifichi consentirà di rispondere più velocemente e ne ridurrà le conseguenze. Alcuni strumenti essenziali per l’emergenza sono i kit di primo soccorso, le docce di sicurezza, gli allarmi antincendio, gli allarmi, le postazioni con il collirio. Bisogna fornire le istruzioni per l’uso di questi strumenti, dal momento che usarli nel modo sbagliato può essere ancora più pericoloso. 

• Imparare laRCP: avere delle conoscenze di base sulla salute e organizzare dei corsi all’interno dell’Organizzazione può migliorare le probabilità di sopravvivenza in caso di emergenza. 

È essenziale conoscere e imparare in anticipo il Servizio di Risposta alle Emergenze per essere preparati a utilizzarlo in caso di emergenza. è vivamente consigliato che tutti i dipendenti di un’azienda abbiano una lista cartacea di numeri di telefono da poter chiamare nel caso in cui i dispositivi tecnologici non funzionino. Guardie mediche, polizia, pompieri devono essere nella lista e devono essere localizzati in anticipo. Assegnare a un membro del team il compito di contattare questi operatori in caso di emergenza è una buona strategia per reagire più velocemente. Inoltre, è auspicabile eseguire il backup dei documenti e delle informazioni essenziali per evitare che siano distrutti o persi durante un’emergenza.

è importante ricordare che tutte queste informazioni devono essere adattate al contesto normativo di ogni specifico paese e che ogni azienda ha i suoi specifici bisogni, pertanto predisporranno il piano di risposta che ritengono più adatti.

Infine, per riassumere, di seguito troverai le linee guida per reagire efficacemente a un’emergenza:

• Prevenzione: prepararsi all’emergenza ed evitare errori;

• Attenuazione: affronta l’emergenza;

• Preparazione: essere preparati in anticipo;

• Risposta: segui il piano;

• Ripresa: torna in azienda.