VETTER - e-eğitim kursu (TR)

Her iş, bir alışverişi müzakere eden iki karşı tarafın olmasını gerektirir. Ve bu alışveriş ancak her iki taraf da istedikleri değeri elde ettiklerine inanırlarsa gerçekleşir. Ancak daha da ötesi, karşı tarafın kendilerinden faydalanmadığını hissetmek isterler. Taraflardan her biri diğerinin zararına kazandığına ikna olsa bile herkesin kazanması nasıl mümkün olabilir?Bu bölümün amacı, işyerinde müzakere tekniklerini geliştirmek için yöneticilerin iletişim ihtiyaçlarını ve kritik konuları belirlemek olacaktır.

Teorik altyapı

Müzakere ettiğimizde, başka bir kişiyle aramızdaki bir anlaşmazlığın (uyuşmazlığın) üstesinden gelmeye çalışırız. Ancak anlaşmazlık mutlaka bir çatışma değildir, sadece belirli bir konu hakkında aynı şekilde düşünmediğimiz bir durumdur. İyi bir müzakereci, anlaşmazlık aşamasını her iki taraf için de olumlu bir anlayışa dönüştürmeyi başaran kişidir. Gerçekte müzakere, kişinin çatışmacı dinamiklere başvurmak zorunda kalmadan ihtiyaçlarının tatmin edilmesini sağlayan tek ilişkisel dinamiktir.

Dünya Ekonomik Forumu'nun 'işlerin geleceği 2020' raporunda belirttiği gibi, müzakere teknikleri iş dünyasında gerekli görülen ilk 10 becerinin bir parçasıdır. Dahası, şirketlerin izlemesi gereken yeniden beceri kazandırma yolunun bir parçasıdır. Müzakere teknikleri, aslında, asla bir makine ile değiştirilemeyecek ve sürekli çalışılması ve güncellenmesi gereken bir araçtır. Bu nedenle İK yöneticileri, çalışanlarının iş görüşmelerinde rekabetçi kalmalarını sağlayacak eğitim programları düzenlemeleri gerektiğini bilirler.

1.1 Müzakere teknikleri: temel adımlar

Müzakere birkaç aşamadan oluşur:

•  Hazırlık;
•  Tartışma;
•  Müzakere;
•  Müzakerenin sonuçlanması.

Hazırlık: müşteriyi incelemek ve müzakereye hazırlanmak.

Başlangıçta, müşterinin, geçmişinin ve her şeyden önce ihtiyaç ve gereksinimlerinin incelendiği bir ön aşama vardır.

Hazırlık aşamasında, karşı taraf, ihtiyaçları ve günlük olarak karşılaştığı sorunlar hakkında bilgi toplamak önemlidir. Müzakere anına hazırlıksız gelmek müzakerenin başarısını tehlikeye atabilir. Daha rahat ve alıcı bir atmosfer yaratmak için en baştan netleştirilmesi gereken faydalı bir unsur, müzakereye vermek istediğiniz ses tonudur.

Müzakereyi gayri resmi bir şekilde mi yürütmek istiyorsunuz? Yoksa daha ciddi ve poz vermeyi mi tercih edersiniz? Seçtiğiniz iletişim kaydı ne olursa olsun, muhatabınızla uyumlu olduğundan emin olun ve müzakere sırasında bunu uygulayın.

•    Tartışma: teklifinize değer katmak

İlk detayları belirledikten ve karşı tarafı inceledikten sonra tartışma aşamasına geçin. Bu aşamada, müşterinin sizin onun için en iyi seçenek olduğunuzu ve teklifinizle katma değer sağladığınızı anlamasını sağlamak çok önemlidir. Tartışmada sadece kendi değerinizi açıkça ortaya koymak değil, aynı zamanda karşı tarafın ihtiyaçlarını anlamak da çok önemlidir. Bu nedenle, karşı tarafın ihtiyaçlarını dinlemek ve bunları müzakereyi ilerletmek için nasıl kullanacağınızı bilmek, kazanan bir müzakere tekniğidir. Anlaşıldığını hissetmek güven yaratır ve ilişkiyi sürdürme arzusu oluşturur.

•     Pazarlık: bir ürün veya hizmet için doğru parasal değere karar vermek

Fiyatlar söz konusu olduğunda pazarlık kısmı çok önemlidir. Uygun bir fiyat elde etmeye çalışmak doğaldır, ancak kişi hizmetini satmamalıdır. Pazarlık her zaman saygılı olmalıdır. Nasıl pazarlık yapılacağını bilmek en önemli müzakere tekniklerinden biridir, çünkü satışın başarısını veya aksini belirleyecektir.

•     Müzakerenin sonuçlanması: son an
  

Müzakere, eğer başarılı olursa, müzakerenin kapanmasına ve bir ürün veya hizmetin satılmasına veya satın alınmasına yol açar. Stratejik bir şekilde yürütülmüşse, genellikle her iki taraf da memnun kalır ve karlı ve kalıcı bir iş ilişkisi kurabilir.

2. On iki önemli müzakere becerisi:

1. İletişim. Temel iletişim becerileri, sözsüz ipuçlarını tanımlamayı ve kendinizi ilgi çekici bir şekilde ifade etmek için sözlü becerileri içerir. Yetenekli müzakereciler, dinleyicinin ihtiyaçlarını karşılamak için iletişim tarzlarını değiştirebilirler. Net bir iletişim kurarak, bir uzlaşmaya varmanızı engelleyebilecek yanlış anlamalardan kaçınabilirsiniz.

2. Aktif dinleme. Aktif dinleme becerileri, müzakerelerde başka bir kişinin fikrini anlamak için de çok önemlidir. Pasif dinlemenin aksine, yani bir konuşmacıyı mesajını akılda tutmadan dinlemenin aksine, aktif dinleme, bilginin tekrarlanmasına gerek kalmadan belirli ayrıntılarla ilgilenmenizi ve daha sonra bunları hatırlamanızı sağlar.

3. Duygusal zeka. Duygusal zeka, duygularınızı kontrol etme ve başkalarının duygularını tanıma yeteneğidir. Müzakere sırasında duygusal dinamiklerin bilincinde olmak sakin kalmanıza ve temel konulara odaklanmanıza yardımcı olabilir. Mevcut müzakereden memnun değilseniz, bir mola isteyin, böylece siz ve diğer taraf yenilenmiş bakış açılarıyla geri dönebilirsiniz.

4. Beklenti yönetimi. Bir müzakereye net bir hedefle girmeniz gerektiği gibi, karşı tarafın da muhtemelen kendi tanımlanmış beklentileri vardır. Birbirinizin şartlarını kabul edemeyeceğinizi düşünüyorsanız, beklentilerinizi ayarlamayı deneyebilirsiniz. Yetenekli beklenti yönetimi, katı bir müzakereci olmakla işbirlikçi bir müzakereci olmak arasında bir denge kurmayı içerir.

5. Sabır. Bazı müzakerelerin tamamlanması uzun sürebilir, bazen yeniden müzakere ve karşı teklifleri de içerebilir. Müzakereciler, hızlı bir sonuca ulaşmak yerine, bir durumu doğru bir şekilde değerlendirmek ve müşterileri için en iyi karara ulaşmak için genellikle sabırlı davranırlar.

6. Uyarlanabilirlik. Uyarlanabilirlik başarılı bir müzakere için hayati önem taşır. Her müzakere benzersizdir ve durum bir günden diğerine değişebilir. Örneğin, ilgili taraflardan biri taleplerini aniden değiştirebilir. Her olası durum için plan yapmak zor olsa da, iyi bir müzakereci hızlı bir şekilde uyum sağlayabilir ve gerekirse yeni bir plan belirleyebilir.

7. İkna. Başkalarını etkileme yeteneği önemli bir müzakere becerisidir. Önerdiğiniz çözümün neden tüm tarafların yararına olduğunu tanımlamanıza ve diğerlerini bakış açınızı desteklemeye teşvik etmenize yardımcı olabilir. İkna edici olmanın yanı sıra, müzakereciler gerektiğinde iddialı da olmalıdır. İddialı olmak, karşı tarafın bakış açısına saygı duyarken fikirlerinizi ifade etmenizi sağlar.

8. Planlama. Müzakere, ne istediğinizi ve şartların nasıl yerine getirileceğini belirlemenize yardımcı olacak bir planlama gerektirir. Mümkün olan en iyi sonucu, en az kabul edilebilir teklifinizi ve bir anlaşmaya varılamazsa ne yapacağınızı düşünmelisiniz. Hazırlık yapmak, planlamak ve ileriyi düşünmek başarılı bir müzakere için çok önemlidir. En iyi müzakereciler bir görüşmeye en az bir yedek planla, ama genellikle daha fazla planla girerler. Tüm olası sonuçları göz önünde bulundurun ve bu senaryoların her biri için hazırlıklı olun. Bu, müzakereciler için "müzakere edilmiş bir anlaşmaya en iyi alternatiftir" .

9. Dürüstlük. Dürüstlük veya güçlü etik ve ahlaki ilkelere sahip olmak müzakereler için temel bir beceridir. Düşünceli, saygılı ve dürüst olmak karşı tarafın söylediklerinize güvenmesini sağlar. Bir müzakereci olarak, verdiğiniz sözleri yerine getirebilmelisiniz. Güvenilirliğinizi göstermek için aşırı söz vermekten kaçının.

10. Yakınlık kurma. Yakınlık kurma becerisi, başkalarıyla her iki tarafın da desteklendiğini ve anlaşıldığını hissettiği ilişkiler kurmanızı sağlar. Yakınlık kurmak, hedeflerinizi iletmeyi ve karşı tarafın istek ve ihtiyaçlarını anlamayı gerektirir. Uyum, gerginliklerin azaltılmasına yardımcı olur, işbirliğini teşvik eder ve bir anlaşmaya varma olasılığını artırır. Yakınlık kurmak için saygı göstermek ve aktif dinleme becerilerini kullanmak kritik önem taşır.

11. Problem çözme. Müzakere, sorunu görmek ve bir çözüm bulmak için problem çözmeyi gerektirir. Eğer bir fiyat çok yüksekse, nasıl düşürülebilir? Bir kaynak yetersizse, onu artırmak için ne yapılabilir? Sorunlara benzersiz çözümler bulmak uzlaşmada belirleyici faktör olabilir.

12. Karar verme. İyi müzakereciler bir müzakere sırasında kararlı bir şekilde hareket edebilirler. Bir pazarlık düzenlemesi sırasında bir uzlaşmayı kabul etmek gerekebilir. Kararlı bir şekilde tepki verebilmeniz gerekir. Kararlarınızın kendiniz veya şirketiniz üzerinde kalıcı etkileri olabileceğini unutmayın. Kararınız üzerinde fazla düşünmeden seçeneklerinizi dikkatlice değerlendirmeniz önemlidir. Net bir cevap olmadan seçenekleriniz arasında gidip gelmek gereksiz stres yaratabilir.