VETTER - e-eğitim kursu (TR)

Kolaylaştırma, iletişim sürecine doğrudan dahil olmadan diğer insanların bir süreçle başa çıkmalarına veya bir anlaşmaya ya da çözüme ulaşmalarına yardımcı olma eylemidir. İyi bir kolaylaştırıcı, bir gruba hedeflerine ulaşmada başarılı olması için gerekli araçları, kaynakları, cesaretlendirmeyi ve desteği verir; buna grubun kendi hareket tarzının sorumluluğunu üstlenmesini sağlamak da dahildir. İyi bir kolaylaştırıcı olmak, disiplinli olduğunuz ve ekibinizi ertelemeden kafalarına koydukları her şeyi başarmaya zorlayabileceğiniz anlamına gelir. Bu modülde, bir işyeri kolaylaştırıcısının ekibinin daha kaliteli iş yapmasına, toplantılarda daha dikkatli olmasına ve en önemlisi işlerinden keyif almasına yardımcı olmak için kullanabileceği teknikleri bulabilirsiniz^[1].

Teorik altyapı

Grup kolaylaştırıcılığı, bir ekibin hedeflerine verimli ve etkin bir şekilde ulaşmasına gerçekten yardımcı olabilecek çok önemli bir yönetim becerisidir. Kolaylaştırıcının görevi, grubun ilerlemesine ve kendi cevaplarını mümkün olan en basit ve en verimli şekilde bulmasına yardımcı olmaktır. İşverenler, ekipler oluşturmak ve iş dünyasındaki liderleri şekillendirmek için kolaylaştırıcılıktan yararlanır. Bir kolaylaştırıcının başlıca görevi, bir grubu konu üzerinde tutarak ve ilerleyerek işverene önemli zaman ve para tasarrufu sağlayarak bir grup planlama oturumuna veya toplantısına değer katmaktır. Ayrıca anlaşmazlıkların çözümüne ve çalışan sorunlarının yönetimine de yardımcı olabilirler^{[2] [3]}.

Gruplardaki kolaylaştırıcılar, geçişleri kolaylaştırmak ve toplantıları rayında tutmak için bir dizi teknik kullanır^[4]:

•  İçeriği sunmak veya daha anlaşılır hale getirmek için bilgileri yeniden işlemek.
•  Temel misyonu tamamlamak için bir toplantı, eğitim veya ekip oluşturma oturumu için doğru bir yapı sağlamak.
•  Tutarlı bir zihniyet geliştirmek için katılımcılardan sorular ve potansiyel çözümler ortaya çıkarmak
•  Toplantı sonuçları için ortak hesap verebilirliğin teşvik edilmesi.
•  Birçok ekip, büyümelerine yardımcı olabilecek, zorlu konuları yönetebilecek ve toplantıları odaklanmış ve üretken tutabilecek bir liderden yoksundur. Grup veya ekip kolaylaştırıcılığı, katılımcıların belirli hedefler doğrultusunda çalışmalarını sağlar.

Bu stratejiler iyi yönetilen sistematik oturumlar halinde yürütülürse kuruma zaman ve kaynak tasarrufu sağlayabilir^[5].

Kolaylaştırıcı için kolaylaştırma teknikleri şunları içerir ^{[6] [7] [8]}:

Bir plana sahip olmak

•  Tüm görevleri içeren bir liste yapın
•  Bir görevin ne zaman tamamlanması gerektiğine dair net tarih yolu
•  Kimin ne yapması gerektiği
•  Tamamlanmaya hazır bir ilerleme şablonuna sahip olun
•  Kolaylaştırıcı, açıkladığı görevi yerine getirmesi için kimseyi aday göstermemeli, en sonunda beklemeli ve gruptan kendi adaylarını belirlemelerini istemelidir.
•  Herkesin tüm görevleri, son teslim tarihlerini, sorumluluklarının neler olduğunu ve ilerlemelerini nasıl rapor edeceklerini anladığından emin olun.

Serbest stil düşünme

•   Kendilerine değer verildiğini ve fikirlerinin dinlendiğini hissetmeleri için ekiplerinin beyin fırtınası yapmasına izin verin.
•   Tüm fikirleri kaydedin
•   Fikirleri eleştirmeyin
•   Fikirlerinizi ve üzerinde çalışabileceğiniz konuları gözden geçirerek geri dönün

Halk oylaması

Bu teknik esas olarak bir yöneticinin ekibine karşı şeffaf olması, ekibin içeride ve dışarıda karşılaştığı sorunları onlara göstermesi ve bu arada onlara çözümün bir parçası olma fırsatı vermesiyle ilgilidir^[9].

Uyandırma çağrıları

•    Bir kolaylaştırıcı ve süpervizör olarak, ekibinizin enerji deposunu canlandırmak için bazı enerji verici eylemleri kullanmaya her zaman hazır olmalısınız. Ayrıca herkesin rahatlamasını sağlamak ve morallerini yükseltmek için bir iş günü boyunca rastgele enerji vericiler de kullanabilirsiniz^[10].
•    Enerji veren örnekler:
•    Senkronize alkışlar: Bu çember egzersizi basit ama zorlayıcıdır ve bir grupta odaklanma ve hizalanma yaratmak için çok etkilidir.

 (https://www.sessionlab.com/methods/sync-claps)

Çatışma ile başa çıkma

Bir kolaylaştırıcının ana işlerinden birinin bir ekip bağı kurmak ve iç çatışmaların üstesinden gelmelerine yardımcı olmak olduğunu unutmamak önemlidir. Bu nedenle, bir kolaylaştırıcı, meslektaşlarının aralarındaki herhangi bir çatışmayla başa çıkmalarına yardımcı olmak için çatışma çözümü konusunda çok becerikli olmalıdır. Bir kolaylaştırıcının kişiler arasındaki sorunun mutlak çözümünü aramaması, sadece bir hakem olarak hareket etmesi ve zehirli bir dil kullanarak çatışmayı tırmandırmalarına izin vermeyen belirli bir konuşma "çerçevesinde" birlikte konuşmalarına yardımcı olması da aynı derecede önemlidir^[11].

İşyerindeki çatışmalar farklı gerçeklere, yanlış anlamalara, değerlere ve dış sorunlara dayanabilir, ancak bu çatışmaların olması çok normaldir, ancak personelin konuşmaları başlatması ve aralarındaki sorunları kendi başlarına çözmeye çalışması beklenmez. Konuşmayı başlatan ve sorunu tanımlayan kişi her zaman sorunu çözmek için doğru bilgiye sahip bir kolaylaştırıcı olmalıdır. Ancak yukarıda da belirtildiği gibi, kolaylaştırıcı sorunun tam olarak çözülemeyeceğini tespit ederse, her iki tarafın da belirli bir anlayışa ulaşması için sorunu bir şekilde sunmaya çalışmalıdır^[12].

Güvenli bir alan yaratılması

Yukarıdaki kolaylaştırma tekniklerinin işe yaraması ve kolaylaştırıcının hayatını kolaylaştırması için, kolaylaştırma çalıştayına katılanların kendilerini açabilecekleri ve gardlarını almadan katılabilecekleri güvenli bir alan yaratmaları gerekir.  Bu, kolaylaştırıcı tarafından kendilerine açıklanacağı üzere, kolaylaştırma çalıştayında çözülmesi en iyi olan konularda sahip oldukları şikayetleri, hassas duyguları söylemekte kendilerini rahat hissedecekleri anlamına gelir. Elbette kolaylaştırıcı, katılımcıların akıllarına takılan her şeyi söylemeyi daha da kabullenmiş hissetmelerini sağlamak için daha önce önerilenlere benzer teknikler kullanacaktır^[13].