GİRİŞ
Çalışma ortamı son yıllarda olumlu yönde değişmiştir, yani artık işverenden veya çalışandan kaynaklansa da kötü davranışlara, zorbalığa veya dedikoduya tolerans gösterilmemektedir. Ayrıca, 2022'de özellikle amirlerden/işverenlerden sadece denetlemeleri değil, en önemlisi iletişim kurmaları, örnek olmaları, motive etmeleri ve çalışanlarının neye ihtiyaç duyduklarını ve/veya önerilerini dinlemeleri talep edilmektedir; bu kişisel bir konu için önemli bir talep veya şirket/kuruluş prosedürlerinde bir değişiklik önerisi bile olabilir.
Yukarıdakiler göz önünde bulundurulduğunda, VETTER E-Öğrenme kursunun nihai sonucu kullanıcıya "Nasıl etkili bir lider olunacağını" öğretmek olan bir modüle sahip olması son derece önemlidir. Bu şekilde ve bu kursun doğrudan hedef kitlesinin Mesleki Eğitim ve Öğretim sektöründe çalışan herkes olduğu göz önünde bulundurularak, bu modül özellikle staj öğretmenlerine, mentorlara, kariyer danışmanlarına, Mesleki Eğitim ve Öğretim okullarına, şirketlere ve işe yerleştirmelerde yer alan işverenlere hem kendileri/çalıştıkları şirket hem de stajyerler için etkili ve verimli stajlara ev sahipliği yapmalarına yardımcı olmak için tasarlanmıştır.
İşyerinde çalışanların ihtiyaçlarını ve bir amirden neler beklediklerini inceledikten sonra, etkili bir lider olmak için gereken önemli bilgi/becerileri aşağıdaki şekilde daralttık:
1. Etkili iletişim teknikleri
2. Grup liderliği teknikleri
3. Çatışma yönetimi teknikleri
4. Etkin dinleme teknikleri
5. Gözlem teknikleri
6. İletişimsel arabuluculuk teknikleri
7. Animasyon teorisi ve tekniğinin unsurları
8. Motivasyon ve güçlendirme teknikleri
9. Görüşmeleri, toplantıları yönetmek ve anlaşmaları teşvik etmek için iletişim ve kişilerarası teknikler
10. Şirketler, tüzel kişiler ve kurumlarla anlaşmalar yapmak için müzakere teknikleri
11. Beceri değerlendirme teknikleri
Yukarıdakiler, bu modülde alt modüller olarak aynı yapıda bölünmüştür ve her biri, kullanıcının mükemmelleşmek ve etkili bir lider olmak veya büyümek için kullanabileceği bir bilgi tabanı oluşturmak için biriktirmesi gereken tüm önemli bilgileri sağlayacak şekilde ayrılmıştır. Aşağıda konular kısaca açıklanacak ve hedeflenen sonuçlar belirtilecektir.
Neden etkili iletişim teknikleri
Hayati bir yaşam becerisi, fikirleri açık, doğru ve amaçlandığı şekilde iletme yeteneğidir. Etkili bir iletişimciyseniz, tüm doğru bilgileri paylaşabilir, çatışma ve karışıklığı en aza indirebilir, zamandan ve paradan tasarruf edebilir, iş arkadaşınızla kaliteli bir bağ kurabilir, amaçlanan sonuçlara ulaşabilir, doğru geri bildirimlerin verilmesini ve alınmasını sağlayabilir, güçlü ilişkiler kurmaya yardımcı olabilirsiniz. Ayrıca, bilgiyi alan kişi ne yapacağı konusunda kendine güvenecek ve net talimatlara sahip olacağı için daha iyi sonuçlar alacaktır.
Elbette, yukarıdakilerin önemini ortaya koymak için zayıf iletişim becerilerinin olası sonuçlarından bahsetmek çok önemlidir. Zayıf iletişim, ortak bir anlayış yerine karışık mesajlar gönderebilir; bu da olumsuz sonuç riskini artırır ve sonunda çatışmaya ve gergin ilişkilere yol açar. Üstelik sonuçlar elde edilemeyebilir ya da kısmen elde edilebilir; bu da çalışan için stres, duygusal karmaşa ya da dikkat dağınıklığı yaratır.[1]
Neden grup liderliği teknikleri
Bir grup liderinin amacı, kendi ahlaki standartlarını veya yargılarını gruba empoze etmeden astlarının kendilerini bir ekibin parçası olarak hissetmelerine ve güvenli, tatmin edici ve sağlıklı kararlar almalarına yardımcı olmaktır. Grup liderlerinin güçlü bir liderlik sergilemek ile grup üyeleri için dostane bir ortam yaratmak arasında bir denge kurması gerekir. Etkili grup liderleri, grup üyelerinin ihtiyaçlarını ve duygularını anlamak için etkin dinleme tekniklerini kullanan empatik ve açık iletişimcilerdir. Özellikle grup danışmanlığı oturumlarında grup lideri, saygısız veya agresif davransalar bile katılımcılara kızmaktan kaçınmalıdır. Grup liderleri yaklaşımlarını belirli bir grubun taleplerine göre değiştirmelidir. Her duruma Otokratik, Demokratik ve Laisses-Faire (Odaklanma, Görev-Strateji ve üye katılımı) arasında niteliklerini değiştirerek yaklaşmalıdırlar. İyi bir liderin becerileri stratejik düşünme, planlama ve sunum, insan yönetimi, değişim yönetimi, iletişim ve ikna ve etkileme olmalıdır.[2]
Neden çatışma yönetimi teknikleri
Çoğu insan için çatışma istenmeyen ve korkutucu olabilir ancak profesyonel ve günlük yaşamımızın bir parçası olan ve olacak olan ve herkesin yönetme becerisine sahip olması gereken bir olgudur. Çalışma ortamı ve amir/lider için etkili çatışma yönetimi tekniklerine sahip olmak, kendilerine, ilgili taraflara ve tüm ekiplerine iş yerindeki anlaşmazlıklardan daha az zarar görmelerine yardımcı olabilir. Bu teknikler esasen, ekibinizin bir üyesinin başka bir üyeyle aynı fikirde olmadığını/ sorun yaşadığını hissettiğinizde veya kabul ettiğinizde ona ne yapacağınızı ifade eder. Daha az şanslı durumlarda, bunlar sorun zaten tırmandıktan sonra uyguladığınız teknikler olabilir. Herkesin bilmesi gereken 5 ana çatışma yönetimi becerisi problem çözme, uzlaşma, geri çekilme, rekabet etme ve uzlaşmadır.[3]
Neden etkin dinleme
Etkin dinleme, dinlemeye hazır olma, kullanılan sözlü ve sözsüz ipuçlarına dikkat etme ve ardından söylenenlere dikkat ettiğinizi göstermek için uygun şekilde yanıt verme sürecidir. Bu tür bir dinleme, dinleyicinin ve konuşmacının aynı sayfada olduğunu gösterir. Konuşmacılar mesajlarının yerine ulaştığına dair onay alırken, ilgili dinleyiciler daha fazla bilgi alır ve mesajı daha iyi anlar.
Beden dili konuşulan kelimelerden daha fazla anlam taşıdığından, birinin beden dilini okuyabilmek, özellikle bir grup lideri/koordinatörü olarak çok önemli bir beceridir. Ayrıca, dinleyicinin konuşmacının mesajını daha doğru bir şekilde anlamasını sağlar. Yönetici olarak çalışıyorsanız veya iş arkadaşlarınızla düzenli olarak iletişim halindeyseniz, aktif dinleme sorunları anlamanızı ve çözüm bulmak için başkalarıyla birlikte çalışmanızı sağlarken aynı zamanda sabrınızı da gösterir.
Etkin dinleme, başkalarıyla güven geliştirmenize, onları daha iyi anlamanıza ve daha fazla duyulduklarını hissetmelerine yardımcı olabilir. Etkin dinleme, yanıt vermekten ziyade anlamayı ve başkalarıyla empati kurmayı amaçlar, diğer kişinin anlaşıldığını hissetmesi, onaylanması ve sorunlarına bir çözüm bulmak için motive olması amaçlanır.[4].
Neden gözlem teknikleri
İşyerindeki amirler gözlemi geri bildirim veya araç olarak kullanma hakkına sahiptir, bu nedenle personelinizin performansını izlemenin casusluk olarak algılanabileceğinden endişelenmenize gerek yoktur. Çeşitli nedenlerden dolayı, işyerinde gözlem hem gerekli hem de haklıdır. Özellikle performans değerlendirme döneminde gözlem, bir çalışanın görevlerini ne kadar etkili bir şekilde yerine getirdiğini ortaya çıkarmaya yardımcı olabilir. Ayrıca, bir çalışanın adil olmayan iş bölümüne ilişkin şikayetinin doğru olup olmadığını anlamak için de gözlemler çok faydalıdır. Son olarak, gözlemin çok önemli bir artısı, verimliliği artıran standart işletim süreçlerinin veya kurumsal usullerin oluşturulmasına yardımcı olmasıdır.[5]
Ayrıca, gözlemden elde edilen faydalar sadece bir amir astlarını gözlemlediğinde değil, aynı zamanda bir personel alanda daha deneyimli bir meslektaşını gözlemlediğinde de faydalı olabilir. Çalışanların/stajyerlerin, özellikle de mesleki sektörde çalışıyorlarsa, daha deneyimli çalışanları iş başında izlemelerinden kaynaklanan açık avantajlar vardır. Stajyerler denetleyici gözleminden faydalanır çünkü yapılandırılmış bir bilgilendirme onlara çabaları hakkında hızlı geri bildirim sağlar. Tüm kıdemsiz çalışanlar/stajyerler eğitimleri sırasında rutin olarak gözlemlenmeli ve geri bildirim kısmen hizmet kullanıcılarının en çok takdir ettiği kişiler arası ve ilişkisel yönlerin gözlemlenmesine dayanmalıdır. Sonuç olarak, yerleştirmelerin hem stajyerin hem de gözetmenin birbirlerinin çalışmalarını izlemesini içermesi tavsiye edilir. Bunun faydaları, gözetmenin bir kaynak/bilgi tabanı olması, stajyer güven kazanırken destek sağlaması, birlikte çalışma deneyimi, gözetmenin stajyerin çalışmaları hakkında doğrudan geri bildirimde bulunma fırsatı, gözetimde öz bildirim önyargısını ortadan kaldırması ve gözetmenin stajyerin gelişimi hakkında olumlu geri bildirimde ve yapıcı eleştiride bulunabilmesidir.[6] [7]
Neden iletişimsel arabuluculuk teknikleri
Arabuluculuk, iş yerinde meydana gelebilecek anlaşmazlıkların çözümünde size yardımcı olabilecek çatışmaları yönetmek için çok önemli bir tekniktir. Etkili bir işyeri arabulucusu çeşitli çalışanlarla pazarlık yapabilir ve resmi olmayan işyeri sorunlarını daha da kötüleşmeden çözebilir. Çatışma çözme becerilerinizi geliştirmeye çalışıyorsanız, işyerinde nasıl arabuluculuk yapılacağını öğrenmek faydalı olabilir. Ancak genel olarak arabuluculuk şunları yaratmaya yardımcı olabilir: Olumlu ve üretken bir çalışma ortamı, çatışmaları daha da kötüleşmeden çözerek olumlu bir işyeri kültürü, daha dürüst çalışma ilişkileri oluşturmak ve sürdürmek ve en önemlisi iş mahkemelerine yol açabilecek resmi süreçler yerine gayri resmi arabuluculuğu kullanarak şirketin para ve zamandan tasarruf etmesini sağlamak.[8]
Çatışma çözme tekniklerinizi geliştirmek, işyerinde arabuluculuğun daha iyi sonuç vermesine yardımcı olabilir. Uygun modülde açıklanacak teknikler, işyerindeki çatışmaları başarılı bir şekilde çözmek için arabuluculuğun nasıl kullanılacağını, çalışanları anlaşmazlıklarını birlikte tartışmaya davet etmeyi, arabuluculuğun amacının ne olduğunu açıkça açıklamayı, arabuluculuk süreci boyunca nasıl sakin kalınacağını, anlaşmazlığı daha iyi anlamak için aktif dinleme becerilerini kullanmayı, arabuluculuk süreci boyunca kesintilerden kaçınmayı ve olanlara odaklanmak yerine geleceğe odaklanmayı daha ayrıntılı olarak açıklayacaktır.[9]
Neden iletişim kolaylaştırma teknikleri
İletişim kolaylaştırma her iş yerinin önemli bir parçasıdır ve özellikle kültürler arası ortamlarda faydalı olabilir çünkü engelleri ortadan kaldırabilir ve etkili bilgi alışverişini kolaylaştırabilir. Bir yönetici bu teknikleri doğru kullanırsa, her kuruluşun hedefi olan daha üretken ve uyumlu bir işyeri yaratabilir. Sorun çözme, şikayetlerin ele alınması ve diğer görevler etkili bir kolaylaştırıcı tarafından çok daha kolay hale getirilebilir. İletişimi kolaylaştırmak, iletişimi teşvik eden bir ortam veya kültür yaratmayı, aynı zamanda meslektaşların etkili bir şekilde iletişim kurmasını engelleyebilecek engelleri ortadan kaldırmayı gerektirir.
İletişimsizlik durumlarında kolaylaştırıcıların yapabileceği tekniklere örnek olarak zorunlu ekip toplantıları yapmak, toplantı gündemi oluşturmak, tutanak tutmak, insanların fikirlerini paylaşabilecekleri bir alan yaratmak, dikkat dağıtıcı unsurları ortadan kaldırmak, iletişim dostu bir ortam yaratmak ve herkesin katılımını sağlamak ve en önemlisi grubun birbirleriyle konuşmalarına yardımcı olacak ve genel iletişimi teşvik edecek faaliyetlere katılmalarını sağlamak verilebilir.[10] [11] [12]
Bir yönetici/kolaylaştırıcı, ekip iletişimini kolaylaştırmak için organize ve proaktif olmalı, düzenli toplantılar yapmalı ve herkesin işlerini yapmak için ihtiyaç duydukları bilgilere sahip olmasını sağlamalıdır. Buna ek olarak, soruları yanıtlamak ve görevleri zamanında ve verimli bir şekilde atamak için hazır olmalıdırlar. Yöneticiler çeşitli şekillerde iletişim kolaylaştırıcıları olabilirler, ancak kullanmaları gereken belirli teknikler belirli durumlar için mevcuttur, tahrifat teknikleri envanteri serbestçe kullanılamaz. İlgili modülde, yöneticilerin teknik açıdan doğru yolda olmalarını sağlamak için bazı ilgili ve önemli teknikler listelenmiştir. Ayrıca, yöneticilerin iletişim kolaylaştırıcıları olmak için çabalarken göz önünde bulundurmaları gereken bazı ipuçları da verilmiştir.[13]