VETTER - e-eğitim kursu (TR)

Teorik altyapı

Hareketlilik sonrası raporlama, hedeflenen öğrenme çıktılarına ne kadar ulaşıldığını anlamak ve kazanılan becerileri tespit etmek için önemlidir. Sonraki hareketliliklerin kalitesini artırmayı da amaçlayan raporlama sonrasında çok önemli göstergeler elde edilecektir. Bu göstergeler değerlendirildiğinde elde edilecek nicel ve nitel veriler gönderen ve ev sahibi kuruluşların başarı göstergelerini oluşturacaktır. Bu konunun amacı raporlamaya giden sürecin önemli araç ve tekniklerini tanıtmak ve kullanımını yaygınlaştırmaktır.

Bu belgede belirlenen kurallar, yararlanıcılara hareketlilik veya işe yerleştirme projelerinin uygulanması sırasında izleme ve raporlama prosedürüne ilişkin özet bilgi sağlamayı amaçlamaktadır.

Stajyer sağlayan eğitim kurumu veya firma, tüm faaliyet portföyünü izlemekten ve mevcut süreçlerle (mali ve performans izleme), elde edilecek sonuçlarla (çıktılar ve sonuçlar) ve beklenen etkiyle (KPI'lar) ilgili sapmaları veya riskleri proaktif olarak ele almaktan sorumludur. Stajyer sağlayan eğitim kurumu veya firma, tüm faaliyet portföyünü izlemekten ve mevcut süreçler (mali ve performans izleme), elde edilecek sonuçlar (çıktılar ve sonuçlar) ve beklenen etki (KPI'lar ) ile ilgili sapmaları veya riskleri proaktif olarak ele almaktan sorumludur.

İzleme ve değerlendirme çalışmaları genel olarak başlangıç, ara ve nihai gözden geçirme aşamalarından oluşur. Yararlanıcıların, faaliyetlerinin ilerleyişi ve proje sonuçlarına ilişkin tüm izleme ve değerlendirme faaliyetlerini, tüm proje uygulaması boyunca erişebilecekleri raporlama araçları vasıtasıyla gerçekleştirmeleri beklenmektedir. 

Mobility Tool+, Erasmus+ Yararlanıcı Kurumların proje bilgilerine erişmesine ve yönetmesine, bireysel katılımcı raporları talep etmesine ve Ulusal Ajanslar tarafından talep edilen nihai raporları sunmasına olanak sağlayan bir sistemdir. Erasmus+ Ulusal Ajansları ayrıca, Yararlanıcı Kurumlar tarafından girilen proje bilgilerini herhangi bir yerden herhangi bir zamanda izlemek ve doğrulamak için Mobility Tool+'ı kullanır.

Avrupa Kmisyonu tarafından tasarlanan, geliştirilen ve sürdürülen Mobility Tool+, çoğunlukla merkezi olmayan hareketlilik projelerinde yer alan Erasmus+ Yararlanıcı Kuruluşları ve Ulusal Ajanslar tarafından kullanılan bir izleme ve raporlama aracıdır.

Günümüzde en yaygın işe yerleştirme veya staj hareketliliğini Avrupa Komisyonu tarafından yürütülen Erasmus+ programı kapsamında görüyoruz. Erasmus+ Programı, farklı alanlar arasında sinerji, işbirliği ve çapraz verimliliği teşvik etmeyi amaçlıyor. Üç Temel Eylemi (KA1, KA2, KA3) bulunan programda kullanılan izleme ve raporlama araçlarına göz atmak faydalı olacaktır.

Bu nedenle, Hareketlilik Aracı+'nın gözden geçirilmesi, işe yerleştirme veya staj programlarında sürecin nasıl izlenebileceği veya raporlanabileceği konusunda bize faydalı bir deneyim sağlayacaktır.

Erasmus+ Programından mali destek alabilmek için her yıl Avrupa'daki kuruluşlar tarafından binlerce proje sunulmaktadır; bu nedenle Komisyon, en iyi projelere hibe sağlamayı amaçlayan şeffaf bir değerlendirme süreci oluşturmuştur:

• Çoğu Eylem için, Programdan hibe almaya ilişkin tüm kural ve koşullar bu Program Rehberinde belirtilmiştir;

• Sadece bu Program Rehberinde bahsedilen diğer bazı Eylemler için, hibe almaya ilişkin kurallar ve koşullar, Avrupa Komisyonu tarafından veya onun adına yayınlanan özel teklif çağrılarında açıklanmaktadır.

Bir başvuruyu planlarken, potansiyel katılımcı kurum/kuruluşlar diğer referans belgelerden de ilham alabilir ve bilgi edinebilirler; bu belgelerden bazıları bu Rehberin Ek IV'ünde listelenmiştir.

Mobility Tool+'da proje ile ilgili tüm yönetimsel ve bütçesel detayları görmek ve takip etmek mümkündür.

Mobility tool aracında yetkilendirme seviyenize göre müdahale edebileceğiniz alanlar kısıtlanmıştır.

Örnek  1: Kuruluşların listesi nasıl dışa aktarılır?

CSV  dosyası olarak aktarılabilir

• Dışa aktarılan liste, kurumlar sayfasında gösterilen alanların aynısını içerecektir

1. Mobility Tool+'a giriş yapın 

2. Projenizi açın 

3. Üst menüdeki "Kurumlar" düğmesine tıklayın

4. Ortak listesi menüsündeki Excel simgesine tıklayın

5. Dışa aktarılan dosyayı yerel bilgisayarınıza kaydedin

Örnek  2: Kurum nasıl silinir?

1. Mobility Tool+'a giriş yapın 

2. Projenizi açın 

3. Üst menüdeki " Kurumlar" düğmesine tıklayın ve "Kurumları Listele "yi seçin.

4. Kaldırmak istediğiniz ortağın yanındaki seçim kutusunu işaretleyin

5. "Sil" simgesine tıklayın

Şekil 1. Ortak kurum hakkında Mobility Tool+’daki bilgi

Örnek  3: Kurum nasıl silinir??

- Kendi yararlanıcı kurumunuzu listeden çıkarmak mümkün değildir!!!

- Projede halihazırda girilmiş hareketliliklerin bir parçası olan gönderen ve alan kurumlar silinemez!!!

Örnek  4: Kurumun irtibat kişileri kimlerdir?

• Kuruluşların proje için bir veya daha fazla irtibat kişisi olabilir

•  (Varsayılan olarak) sadece yararlanıcı kurumun irtibat kişisine ve yasal temsilcisine Mobility Tool+'a erişim izni verilir +
• Bu kullanıcılar, Mobility Tool+'daki proje bilgilerine yalnızca kendi kurumundaki ek irtibat kişilerine erişim izni verebilir (proje bilgilerini düzenleyebileceklerinin ve değiştirebileceklerinin farkında olarak)

Örnek  5: İrtibat kişileri nasıl görüntülenir?

1. Mobility Tool+'a giriş yapın 

2. Proje detaylarınızı açın

3. Üst menüden "Kişiler "e tıklayın

4. Bağlamsal menüden "Kişileri Listele "yi seçin

Tüm kuruluşların irtibat bilgilerini içeren bir tablo görüntülenecektir

Örnek  6: İrtibat kişileri nasıl görüntülenir?

Şekil2. Mobility Tool+'da İletişim Bilgileri 

• İrtibar kişisinin 

1. Soyadı
2. Adı
3. Birimi
4. Konumu
5. Telefon numarası
6. E-posta adresi

• Kurumun PIC numrası 

• Kurumun resmi adı

• İşaretlenecekler

• Kurumun yararlanıcı olup olmadığı

• İrtibat kişisi kurumun yasal temsilcisi ise

• Kişinin kurumun tercih ettiği kişi olup olmadığı

• Kişinin projeye erişimi olup olmadığını işaretleyin

Örnek  7: Haraketlilikler nasıl görüntülenir?

Örnek  11: Katılımcı raporları nasıl talep edilir?

• Mobility Tool+, hareketlilik detaylarının "Bitiş tarihi" alanında belirtildiği üzere, hareketlilik dönemi sona erdikten sonra katılımcı raporlama taleplerini otomatik olarak gönderir

• Rapor " REQUESTED" durumundayken, rapor yeniden talep edilebilir.

Şekil 4. Mobility Tool+ hakkında rapor talep etme

Örnek  12: Katılımcı raporları nasıl talep edilir?

Örnek 13: Katılımcı raporu durumu nasıl kontrol edilir?

Örnek 14: Katılımcı raporunun sonuçları nasıl görülür?

Örnek 15: Proje bütçesi nasıl kontrol edilir?

Mobility Tool aynı zamanda mali izleme ve değerlendirmeyi kontrol etme fırsatı da vermektedir. Hareketlilikten alınan son örnek, bu bölümün bu açıdan nasıl çalıştığını anlamak içindir.

Özet olarak, Mobility Tool+'daki raporlar:

• Yararlanıcı olarak size bir raporlama işlevi sağlar. 

• Bu bölüm, Ulusal Ajansınıza ara ve nihai yararlanıcı raporları göndermek için kullanılabilir. 

• Nihai rapor, projenizin tüm faaliyetlerinin bir özetini, proje bütçesini ve bazı ek bilgileri içerecektir.

• Raporun içeriğinin çoğu Mobility Tool+'a girdiğiniz verilerle önceden doldurulacaktır. 

• Ayrıca, projenizin uygulanmasına ilişkin bir dizi soru sorulacaktır.

• Projenizin eylem türüne bağlı olarak, nihai raporun şekli bir PDF formu veya bir web sitesi formu olabilir.