VETTER - μάθημα ηλεκτρονικής μάθησης (EL)

Όταν διαπραγματευόμαστε, προσπαθούμε να ξεπεράσουμε μια διαφωνία με ένα άλλο άτομο. Παρόλα αυτά, η διαφωνία δεν είναι απαραίτητα μια σύγκρουση· είναι απλώς μια κατάσταση κατά την οποία δεν σκεφτόμαστε με τον ίδιο τρόπο για ένα θέμα. Ο καλός διαπραγματευτής είναι αυτός που καταφέρνει να μετατρέψει μια διαφωνία σε μια κοινή αντίληψη και για τα δύο μέρη. Στην πραγματικότητα, η διαπραγμάτευση είναι η μόνη σχεσιακή δυναμική που επιτρέπει σε ένα άτομο να ικανοποιήσει τις ανάγκες του χωρίς να χρειάζεται να καταφύγει σε συγκρουσιακές δυναμικές.

Όπως επισημαίνει το Παγκόσμιο Οικονομικό Φόρουμ στην έκθεσή του με τίτλο «Το μέλλον των θέσεων εργασίας 2020», οι τεχνικές διαπραγμάτευσης αποτελούν μέρος των δέκα κορυφαίων δεξιοτήτων στον κόσμο της απασχόλησης. Επιπλέον, αποτελούν κομμάτι μιας διαδρομής επανεκπαίδευσης, την οποία θα πρέπει να ακολουθήσουν οι επιχειρήσεις. Οι τεχνικές διαπραγμάτευσης, στην πραγματικότητα, είναι ένα εργαλείο που δεν μπορεί ποτέ να αντικατασταθεί από μια μηχανή, και το οποίο χρειάζεται συνεχή μελέτη και ενημέρωση. Για τον λόγο αυτό, οι διευθυντές ανθρώπινου δυναμικού γνωρίζουν ότι πρέπει να οργανώσουν προγράμματα κατάρτισης που θα δώσουν τη δυνατότητα στους υπαλλήλους τους να παραμείνουν ανταγωνιστικοί στις επιχειρηματικές διαπραγματεύσεις.

1.1 Τεχνικές διαπραγμάτευσης: βασικά βήματα

Η διαπραγμάτευση ακολουθεί διάφορα στάδια:

• Προετοιμασία

• Συζήτηση

• Διαπραγμάτευση

• Ολοκλήρωση της διαπραγμάτευσης

Προετοιμασία: Κάντε έρευνα για τον πελάτη και προετοιμαστείτε για τη διαπραγμάτευση

Υπάρχει μια προκαταρκτική φάση, στην οποία ερευνάται ο πελάτης, το ιστορικό του και κυρίως οι ανάγκες και οι απαιτήσεις του.

Κατά την προετοιμασία, είναι σημαντικό να συλλέξετε πληροφορίες για το άλλο μέρος, τις ανάγκες του και τα προβλήματα που αντιμετωπίζει σε καθημερινή βάση. Αν φτάσετε απροετοίμαστοι τη στιγμή της διαπραγμάτευσης, μπορεί να θέσετε σε κίνδυνο την επιτυχία της διαπραγμάτευσης. Ένα χρήσιμο στοιχείο που πρέπει να ξεκαθαρίσετε από την αρχή, προκειμένου να δημιουργήσετε μια πιο δεκτική ατμόσφαιρα, είναι ο χαρακτήρας που θέλετε να δώσετε στη διαπραγμάτευση.

Θέλετε να διεξάγετε τη διαπραγμάτευση με ανεπίσημο τρόπο; Ή προτιμάτε να είστε πιο σοβαροί και «στημένοι»; Όποιο τρόπο επικοινωνίας κι αν επιλέξετε, βεβαιωθείτε ότι ταιριάζει με τον συνομιλητή σας και ακολουθήστε τον κατά τη διάρκεια της διαπραγμάτευσης.

• Συζήτηση: δίνοντας αξία στην πρότασή σας

Αφού καθορίσετε τις πρώτες λεπτομέρειες και μελετήσετε το άλλο μέρος, προχωρήστε στη φάση της συζήτησης. Κατά τη διάρκεια αυτής της φάσης, είναι σημαντικό να κάνετε τον πελάτη να καταλάβει ότι είστε η καλύτερη επιλογή του και ότι προσθέτετε αξία με την πρότασή σας. Στη συζήτηση, δεν είναι σημαντικό μόνο να κάνετε σαφή τη δική σας αξία, αλλά και να κατανοήσετε τις ανάγκες του άλλου μέρους. Το να ακούτε τις ανάγκες του άλλου μέρους και να γνωρίζετε πώς να τις χρησιμοποιήσετε για να προωθήσετε τη διαπραγμάτευση είναι μια αποτελεσματική τεχνική διαπραγμάτευσης. Το αίσθημα ότι γίνεσαι κατανοητός δημιουργεί εμπιστοσύνη και την επιθυμία να συνεχιστεί η σχέση.

• Διαπραγμάτευση: απόφαση για τη χρηματική αξία ενός προϊόντος ή υπηρεσίας

Το κομμάτι της διαπραγμάτευσης είναι κρίσιμο όσον αφορά την απόφαση για τις τιμές. Η προσπάθεια για μια ευνοϊκή τιμής είναι εύλογη, ωστόσο πρέπει να γίνεται σε λογικά πλαίσια. Η διαπραγμάτευση πρέπει πάντα να γίνεται με σεβασμό. Η διαπραγμάτευση των τιμών είναι μια από τις πιο σημαντικές τεχνικές διαπραγμάτευσης, αφού καθορίζει αν θα πραγματοποιηθεί ή όχι η πώληση.

• Ολοκλήρωση της διαπραγμάτευσης: η τελική φάση

Η διαπραγμάτευση, αν είναι επιτυχής, ολοκληρώνεται με την πώληση ή αγορά ενός προϊόντος ή μιας υπηρεσίας. Αν έχει πραγματοποιηθεί στρατηγικά, τότε και τα δύο μέρη μένουν ικανοποιημένα και μπορούν να δημιουργήσουν μια κερδοφόρα και μακροχρόνια επιχειρηματική σχέση.

2. Δώδεκα σημαντικές δεξιότητες διαπραγμάτευσης:

1. Επικοινωνία. Οι βασικές δεξιότητες επικοινωνίας περιλαμβάνουν την αναγνώριση μη λεκτικών ενδείξεων και την ικανότητα να εκφραζόμαστε με λεκτική σαφήνεια. Οι ικανοί διαπραγματευτές μπορούν να αλλάξουν το στιλ επικοινωνίας τους για να ανταποκριθούν στις ανάγκες του ακροατή. Εδραιώνοντας σαφή επικοινωνία, μπορείτε να αποφύγετε παρεξηγήσεις που θα μπορούσαν να σας εμποδίσουν από το να καταλήξετε σε συμβιβασμό.

2. Ενεργητική ακρόαση. Οι δεξιότητες ενεργητικής ακρόασης είναι επίσης σημαντικές για την κατανόηση της θέσης του άλλου μέρους της διαπραγμάτευσης. Σε αντίθεση με την παθητική ακρόαση, η ενεργητική ακρόαση διασφαλίζει ότι αλληλεπιδρούμε ενεργά και ότι μπορούμε αργότερα να ανακαλέσουμε συγκεκριμένες λεπτομέρειες χωρίς να χρειάζεται επανάληψη.

3. Συναισθηματική νοημοσύνη. Η συναισθηματική νοημοσύνη είναι η ικανότητα να ελέγχεις τα συναισθήματά σου και να αναγνωρίζεις τα συναισθήματα των άλλων. Η επίγνωση της συναισθηματικής δυναμικής κατά τη διάρκεια της διαπραγμάτευσης μπορεί να σας βοηθήσει να παραμείνετε ήρεμοι και συγκεντρωμένοι στα βασικά ζητήματα. Αν δεν είστε ικανοποιημένοι με τον τρόπο που εξελίσσεται η διαπραγμάτευση, ζητήστε ένα διάλειμμα, ώστε εσείς και το άλλο μέρος να επιστρέψετε με ανανεωμένες οπτικές.

4. Διαχείριση προσδοκιών. Ακριβώς όπως εσείς εισέρχεστε σε μια διαπραγμάτευση με σαφή στόχο, έτσι και η άλλη πλευρά έχει πιθανότατα τις δικές της καθορισμένες προσδοκίες. Αν πιστεύετε ότι υπάρχει περίπτωση να μην καταφέρετε να συμφωνήσετε ο ένας με τους όρους του άλλου, μπορείτε να προσπαθήσετε να προσαρμόσετε τις προσδοκίες σας. Η διαχείριση προσδοκιών περιλαμβάνει την ισορροπία μεταξύ της αποφασιστικής και συνεργατικής διαπραγμάτευσης. 

5. Υπομονή. Ορισμένες διαπραγματεύσεις μπορεί να χρειαστούν πολύ χρόνο για να ολοκληρωθούν, συμπεριλαμβάνοντας επαναδιαπραγμάτευση και αντιπροσφορές. Αντί να αναζητούν ένα γρήγορο αποτέλεσμα, οι ικανοί διαπραγματευτές συχνά εξασκούν υπομονή, για να αξιολογήσουν σωστά μια κατάσταση και να λάβουν την καλύτερη απόφαση για τους πελάτες τους .

6. Προσαρμοστικότητα. Η προσαρμοστικότητα είναι ζωτικής σημασίας για την επιτυχή διαπραγμάτευση. Κάθε διαπραγμάτευση είναι μοναδική και η κατάσταση μπορεί να αλλάξει από τη μια μέρα στην άλλη. Για παράδειγμα, το ένα από τα δύο μέρη μπορεί να αλλάξει ξαφνικά τις απαιτήσεις του. Αν και είναι δύσκολο να προγραμματίζεις τον τρόπο αντίδρασης για κάθε πιθανή κατάσταση, ένας καλός διαπραγματευτής πρέπει να μπορεί να προσαρμοστεί γρήγορα και να αναπτύξει ένα νέο σχέδιο, αν χρειάζεται.

7. Πειθώ. Η ικανότητα να επηρεάζουμε τους άλλους είναι μια σημαντική διαπραγματευτική ικανότητα. Μπορεί να σας βοηθήσει να κάνετε σαφές με ποιο τρόπο η λύση που προτείνετε ωφελεί όλα τα μέρη και έτσι να ωθήσει τους άλλους να υποστηρίξουν την άποψή σας. Εκτός από δεξιότητες πειθούν, οι διαπραγματευτές πρέπει να είναι αποφασιστικοί, όταν χρειάζεται. Η αποφασιστικότητα μας επιτρέπει να εκφράσουμε τις απόψεις μας σεβόμενοι τις απόψεις της άλλης πλευράς.

8. Προγραμματισμός. Η διαπραγμάτευση απαιτεί προγραμματισμό, που θα σας βοηθήσει να προσδιορίσετε τι θέλετε και πώς θα εκπληρωθούν οι απαιτήσεις σας. Θα πρέπει να λάβετε υπόψη το καλύτερο δυνατό αποτέλεσμα, την ελάχιστη προσφορά που είστε διατεθειμένοι να αποδεχτείτε και τι θα κάνετε αν δεν επιτευχθεί συμφωνία. Η προετοιμασία, ο σχεδιασμός και η προορατική σκέψη είναι ζωτικής σημασίας για μια επιτυχημένη διαπραγμάτευση. Οι καλύτεροι διαπραγματευτές μπαίνουν σε μια συζήτηση με τουλάχιστον ένα εφεδρικό σχέδιο, αλλά συχνά περισσότερα. Εξετάστε όλα τα πιθανά αποτελέσματα και προετοιμαστείτε για καθένα από αυτά τα σενάρια. Αυτή είναι η «καλύτερη εναλλακτική λύση σε μια συμφωνία υπό διαπραγμάτευση» (BATNA).

9. Ακεραιότητα. Η ακεραιότητα, η ύπαρξη ισχυρών ηθικών αρχών, είναι μια βασική ικανότητα διαπραγμάτευσης. Η ευγένεια, ο σεβασμός και η ειλικρίνεια βοηθά την άλλη πλευρά να εμπιστευτεί αυτά που λετε. Ως διαπραγματευτής, θα πρέπει να είστε σε θέση να τηρείτε τις δεσμεύσεις σας. Για να δείξετε αξιοπιστία, αποφύγετε τις υπερβολικές υποσχέσεις.

10. Οικοδόμηση σχέσεων. Η ικανότητα να εμπνέετε εμπιστοσύνη σάς επιτρέπει να οικοδομήσετε σχέσεις εμπιστοσύνης στις οποίες και τα δύο μέρη νιώθουν ότι γίνονται κατανοητά. Η οικοδόμηση σχέσεων απαιτεί την κοινοποίηση των στόχων σας και την κατανόηση των επιθυμιών και των αναγκών της άλλης πλευράς. Μια καλή σχέση συμβάλλει στην εκτόνωση των εντάσεων, προωθεί τη συνεργασία και αυξάνει την πιθανότητα επίτευξης συμφωνίας. Για την οικοδόμηση σχέσης, η επίδειξη σεβασμού και η χρήση δεξιοτήτων ενεργητικής ακρόασης είναι πολύ σημαντικές.

11. Επίλυση προβλημάτων. Η διαπραγμάτευση απαιτεί επίλυση προβλημάτων. Αν για παράδειγμα, μια τιμή είναι πολύ υψηλή, πώς μπορεί να μειωθεί; Αν ένας πόρος είναι σε έλλειψη, τι μπορεί να γίνει για να αυξηθεί; Η εξεύρεση λύσεων στα προβλήματα μπορεί να αποτελέσει καθοριστικό παράγοντα συμφωνίας.

12. Λήψη αποφάσεων. Οι καλοί διαπραγματευτές μπορούν να ενεργήσουν αποφασιστικά κατά τη διάρκεια μιας διαπραγμάτευσης. Μπορεί να χρειαστεί να καταλήξετε σε έναν συμβιβασμό κατά τη διάρκεια μιας διαπραγμάτευσης. Πρέπει να μπορείτε να αντιδράσετε αποφασιστικά. Να θυμάστε ότι οι αποφάσεις σας μπορεί να έχουν μόνιμες επιπτώσεις σε εσάς ή στην εταιρεία σας. Είναι σημαντικό να σκεφτείτε προσεκτικά τις επιλογές σας, χωρίς όμως να υπεραναλύετε. Το να αλλάζετε γνώμη συνεχώς χωρίς σαφή πρόθεση μπορεί να επιφέρει περιττό άγχος.