VETTER - μάθημα ηλεκτρονικής μάθησης (EL)

1. Στρατηγικές για αποτελεσματικές συνεντεύξεις 

Μία από τις πιο απαιτητικές περιστάσεις διαπροσωπικής επικοινωνίας στον εργασιακό χώρο είναι σίγουρα οι συνεντεύξεις. Η συνέντευξη είναι η διαδικασία κατά την οποία άτομα (συνήθως δύο) ανταλλάσσουν πληροφορίες. Τα άτομα μπορεί να ενδιαφέρονται για μια θέση εργασίας, μια προαγωγή, μια ειδική αποστολή, μια πώληση προϊόντος, για την απόκτηση πληροφοριών, για μια πρόταση συγχώνευσης κ.ά. Οι πληροφορίες που ανταλλάσσονται δεν χρειάζεται να αφορούν μόνο γεγονότα. Μια αποτελεσματική συνέντευξη είναι αυτή που βελτιστοποιεί τους επικοινωνιακούς στόχους των ατόμων που συμμετέχουν, με τον χρόνο να λειτουργεί ως ο βασικός περιορισμός. Οι πιο σημαντικές πτυχές της συνέντευξης αφορούν:

• Την κατάλληλη προετοιμασία για τη συνέντευξη.

• Τα σημεία που πρέπει να καλυφθούν και τη λήψη σημειώσεων.

• Χρήση (και κακή χρήση) ερωτήσεων και τεχνικών υποβολής ερωτήσεων.

• Το είδος και ο βαθμός ελέγχου που πρέπει να έχει το άτομο που παίρνει τη συνέντευξη.

• Ανάλυση και αξιολόγηση των πληροφοριών που αποκτήθηκαν.

Σχεδιασμός & Προετοιμασία:

Πολύ συχνά, ο άπειρος συνεντευξιάζων ξεκινά μια συζήτηση μόνο για να διαπιστώσει ότι η προετοιμασία του είναι ελλιπής. Μια σχετική προετοιμασία μπορεί εύκολα να αποτρέψει μια τέτοια ατυχή περίπτωση. Η καταγραφή εκ των προτέρων των σημαντικών σημείων που πρέπει να καλυφθούν δεν είναι απαραίτητα ένδειξη μη ευελιξίας· αντίθετα, λαμβάνει υπόψη όλα τα μέρη που συμμετέχουν. Επίσης, μπορεί να προταθεί ένα χρονικό όριο. Μερικές φορές μπορεί να είναι προς το συμφέρον και των δύο μερών να ορίσουν μια άλλη ημερομηνία για μια μεγαλύτερη συνάντηση ή να χωρίσουν τη συνέντευξη σε δύο μέρη, προγραμματίζοντας το επόμενο ραντεβού.

Δημιουργία εμπιστοσύνης:

Προκειμένου να δημιουργηθεί μια σχέση εμπιστοσύνης, θα πρέπει να γίνει προσπάθεια να χαλαρώσει ο συνεντευξιαζόμενος – ειδικά στην περίπτωση που η συνέντευξη αφορά μια θέση εργασίας ή προαγωγή, ή στην περίπτωση που υπάρχει μεγάλη διαφορά στο στάτους των δύο μερών. Δυστυχώς, μερικές φορές αυτό επιχειρείται μέσω φράσεων όπως: «Μην αγχώνεστε!» ή «Χαλαρώστε!». Κανονικά, στην αρχή της συνέντευξης πρέπει να δίνεται το περιθώριο στον συνεντευξιαζόμενο να προσαρμοστεί στο περιβάλλον της συνέντευξης· ενδεχομένως να είναι η πρώτη του/της εμπειρία σε συνέντευξη. Αν δε δοθεί χρόνος προσαρμογής, ο συνεντευξιαζόμενος μπορεί να μην καταφέρει να μειώσει το άγχος του, με αποτέλεσμα να χαθεί ολόκληρη η συνεδρία. Μέρος αυτής της διαδικασίας προσαρμογής είναι η εξοικείωση με το περιβάλλον. Συχνά παραβλέπεται το γεγονός ότι κάθε φορά που ένα άτομο βρίσκεται σε μια νέα συνθήκη, γίνεται επιφυλακτικό. Επίσης, αξίζει να σημειωθεί ότι η συμπεριφορά και η ευγένεια του συνεντευξιάζοντα μεγεθύνονται πολύ στα μάτια του συνεντευξιαζόμενου. Καταγράφοντας τις σημαντικές πληροφορίες, ο συνεντευξιάζων μπορεί εύκολα να ανασυνθέσει αυτό που πραγματικά συνέβη. Η καταγραφή βοηθά με λεπτομέρειες που θα ήταν δύσκολο να θυμηθείτε αν δεν τις καταγράψετε. Ο χρόνος που θα αφιερώνατε για να προσπαθήσετε να τις κρατήσετε στη μνήμη μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να ακούτε και να σκέφτεστε. Επιπλέον, η πράξη της καταγραφής μπορεί να λειτουργήσει φιλοφρονητικά για τον συνεντευξιαζόμενο· του δείχνει ότι οι απαντήσεις του θεωρούνται αρκετά σημαντικές για να καταγραφούν. Είναι ένας χρήσιμος μηχανισμός ανατροφοδότησης· μπορεί ακόμη και να χρησιμοποιηθεί για να καθοδηγήσει την πορεία της συνέντευξης.

Απόκτηση πληροφοριών:

Μέσω της σωστής χρήσης των ερωτήσεων, ο επιδέξιος συνεντευξιάζων όχι μόνο λαμβάνει πληροφορίες, αλλά και καθοδηγεί τη συζήτηση σε παραγωγικές γραμμές. Οι καθοδηγητικές ερωτήσεις ή οι ερωτήσεις που ενσωματώνουν απαντήσεις συνήθως δεν είναι πολύ αποτελεσματικές. Επίσης, η διπλή άρνηση στην ερώτηση πρέπει να αποφεύγεται, καθώς συνήθως προκαλεί άγχος. Για να αποφύγει τέτοιες παγίδες, ακόμη και ο καλύτερος συνεντευξιάζων θα πρέπει να αναθεωρεί κατά καιρούς τις τεχνικές του στην υποβολή ερωτήσεων.

Οι καλοί συνεντευξιάζοντες χρησιμοποιούν στην αρχή της συνέντευξης ένα μοτίβο ευρέων, γενικών ερωτήσεων. Προφανώς, αυτό επιτρέπει στον ερωτώμενο να απαντήσει με πληροφορίες που πιστεύει ότι είναι σημαντικές, αλλά του παρέχει και την ευκαιρία να επεκταθεί σε τομείς που θεωρεί ζωτικής σημασίας. Μόλις κοινοποιηθούν αυτές οι πληροφορίες, ο συνεντευξιάζων μπορεί να εστιάσει με συγκεκριμένες ερωτήσεις που χρειάζονται σύντομες απαντήσεις.

2. Πώς να πραγματοποιήσετε αποτελεσματικές συναντήσεις

Όταν οι συναντήσεις διεξάγονται σωστά, μπορούν να αποτελέσουν μια εξαιρετική ευκαιρία για να κρατήσετε την ομάδα σας συγχρονισμένη και να αναπτύξετε ομαδικό πνεύμα, εμπιστοσύνη και κίνητρο. Ωστόσο, όταν γίνονται λανθασμένα (π.χ. πολύ συχνά, με ασαφή ατζέντα, πολύ σύντομες/μεγάλες), οι συναντήσεις μπορεί να γίνουν χάσιμο χρόνου. Μια αποτελεσματική συνάντηση είναι αυτή που συγκεντρώνει μια επιλεγμένη ομάδα ατόμων για έναν ειδικά καθορισμένο σκοπό, για να συζητήσουν και να μοιραστούν πληροφορίες και να καταλήξουν σε ένα αποτέλεσμα. Το αποτέλεσμα μπορεί να είναι η δημιουργία ενός σχεδίου, μιας λίστας ιδεών ή μια απόφαση για ένα επείγον ζήτημα. Οι αποτελεσματικές συναντήσεις βοηθούν στην καθοδήγηση των προσπαθειών των εργαζομένων και διασφαλίζουν καλή επικοινωνία σε όλο τον οργανισμό. Μια καλά οργανωμένη συνάντηση μπορεί να αυξήσει την παραγωγικότητα και τη δέσμευση των εργαζομένων και να βελτιώσει την επικοινωνία και την ομαδική εργασία. Οι προσεκτικά προγραμματισμένες συναντήσεις μειώνουν επίσης την απώλεια χρόνου, επιτρέποντας στους υπαλλήλους να αφιερώσουν περισσότερο χρόνο στη δουλειά τους και λιγότερο χρόνο σε μια αίθουσα συνεδριάσεων ή σε μια συνομιλία στο Zoom. Οι αποτελεσματικές συναντήσεις βοηθούν στην υπέρβαση των εμποδίων και στην καλύτερη λήψη αποφάσεων, δίνουν σε όλα τα μέλη της ομάδας την ευκαιρία να ακουστούν και να νιώσουν ότι λαμβάνονται υπόψη, και βελτιώνουν τις σχέσεις μεταξύ εργαζομένων και διευθυντών. Οι συναντήσεις απαιτούν προετοιμασία και καλές δεξιότητες διαχείρισης χρόνου. Προκειμένου μια συνάντηση να είναι παραγωγική και αποτελεσματική, το άτομο που τη συντονίζει πρέπει να έχει ξεκάθαρη ιδέα για το πώς πρέπει να εξελιχθεί η συνάντηση και τι πρέπει να επιτύχει.

2.1 Πώς να προγραμματίζετε και να διεξάγετε αποτελεσματικές συναντήσεις:

• Βεβαιωθείτε ότι η συνάντηση είναι απαραίτητη.

• Προσκαλέστε μόνο τα άτομα που πρέπει να είναι εκεί.

• Καθορίστε μια σαφή ατζέντα.

• Καταλήξτε σε ένα χρονοδιάγραμμα.

• Κοινοποιήστε τα σχέδια σας για εκτεταμένες ιδέες εκ των προτέρων.

• Δημιουργήστε ένα θετικό και παραγωγικό κλίμα.

• Λάβετε υπόψη τα δυνατά σημεία των εργαζομένων.

• Κρατήστε σημειώσεις.

• Ολοκληρώστε με μια σειρά προτεινόμενων ενεργειών.

• Αξιολογήστε την αποτελεσματικότητα των συναντήσεών σας.

3. Στρατηγικές αποτελεσματικής επικοινωνίας για διαχειριστές συμβάσεων

Οι επιτυχημένες συμβάσεις με προμηθευτές ξεκινούν από την καλή επικοινωνία. Οι επιχειρήσεις επωφελούνται από τον καθορισμό στόχων και τη δημιουργία σχεδίων δράσης. Το κλειδί είναι να δημιουργηθεί ένα περιβάλλον ανοιχτής επικοινωνίας. Ακολουθούν τρεις στρατηγικές για να βελτιώσετε την επικοινωνία κατά τη σύναψη συμβάσεων. Η ανάπτυξη μιας καλής σχέσης με τον προμηθευτή σας είναι ζωτικής σημασίας για τη μακροπρόθεσμη επιτυχία. Ένα καλό παράδειγμα είναι οι ιαπωνικές αυτοκινητοβιομηχανίες, οι οποίες είναι γνωστές για τις στενές σχέσεις που αναπτύσσουν με τα δίκτυα προμηθευτών τους. Μοιράζονται βέλτιστες πρακτικές, πληροφορίες και ανησυχίες με τους προμηθευτές τους. Κάντε την επικοινωνία σαφή προτεραιότητα στην επιχείρησή σας και προσπαθήστε να επικοινωνείτε τακτικά με τους προμηθευτές σας.

Ένας διαχειριστής συμβάσεων είναι σημαντικός παράγοντας ανάπτυξης. «Κάθε πτυχή της διαδικασίας σύναψης συμβάσεων, είτε πρόκειται για διαπραγμάτευση, σύνταξη, εκτέλεση, διαχείριση ή επιβολή, συνεπάγεται ένα ξεχωριστό σύνολο ζητημάτων και προκλήσεων.

Ακολουθούν ορισμένες συμβουλές για να αποφύγετε την ασαφή γλώσσα στις συμβάσεις:

• Δημιουργήστε ειδοποιήσεις για προθεσμίες και αναπτύξτε ένα χρονοδιάγραμμα με λογισμικό διαχείρισης συμβάσεων.

• Διαχειριστείτε τις προσδοκίες, δημιουργώντας μια βάση δεδομένων συμβάσεων για εκτελεσθείσες συμφωνίες.

• Επισημάνετε σημαντικές σελίδες της σύμβασης και επιλέξτε μια υπηρεσία που προσφέρει λειτουργία γρήγορης αναζήτησης.

Η περιγραφή των συμβάσεων θα βοηθήσει στην αποφυγή της ασάφειας και της σύγχυσης. Ως αποτέλεσμα, οι διαχειριστές συμβάσεων θα είναι πάντα ένα βήμα μπροστά  και θα εξασφαλίζουν τις καλύτερες ευκαιρίες. Οι εσωτερικές διαδικασίες επικοινωνίας της εταιρείας είναι εξίσου σημαντικές με τα εξωτερικά μηνύματα. Οι διαχειριστές συμβάσεων δεν πρέπει να είναι απλώς ο σύνδεσμος με εξωτερικούς προμηθευτές· θα πρέπει να συμμετέχουν στις καθημερινές λειτουργίες της εταιρείας. Παρέχετέ τους κατάρτιση για το πώς να κρατούν αρχείο συμβάσεων και να παρακολουθούν ζητήματα συμμόρφωσης. Εφόσον είναι απαραίτητο, οι διαχειριστές συμβάσεων μπορούν να παρέχουν καθοδήγηση για θέματα συμβάσεων στο προσωπικό. Η επικοινωνία είναι απαραίτητη για τη βελτίωση των συμβάσεων με τους προμηθευτές. Να είστε ανοιχτοί στο να μαθαίνετε από τις συνεργασίες σας. Συντάξτε συμβάσεις που μπορούν να γίνουν κατανοητές από όλους, και προσπαθήστε να βελτιώσετε τις δικές σας εσωτερικές διαδικασίες επικοινωνίας.