7. ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΔΙΕΥΚΟΛΥΝΣΗΣ
Η διευκόλυνση ομάδων είναι μια σημαντική ικανότητα που μπορεί πραγματικά να βοηθήσει μια ομάδα να επιτύχει τους στόχους της. Η δουλειά του διευκολυντή είναι να βοηθήσει την ομάδα να κάνει βήματα και να βρει τις δικές της απαντήσεις με τον απλούστερο και αποτελεσματικότερο δυνατό τρόπο. Οι εργοδότες χρησιμοποιούν τη διευκόλυνση για να δημιουργήσουν ομάδες και να διαμορφώσουν ηγέτες στις επιχειρήσεις. Το κύριο καθήκον ενός διευκολυντή είναι να συντονίζει τις ομαδικές συνεδρίες ή συναντήσεις προγραμματισμού, βοηθώντας την ομάδα να μένει προσηλωμένη στο θέμα και εξοικονομώντας σημαντικό χρόνο και χρήμα στον εργοδότη. Μπορεί επίσης να βοηθήσει στην επίλυση διαφορών και στη διαχείριση προβλημάτων των εργαζομένων . Οι διευκολυντές χρησιμοποιούν μια σειρά τεχνικών για να εξομαλύνουν τις μεταβάσεις και να κρατούν τις συναντήσεις σε σωστό δρόμο: Παρουσιάζουν περιεχόμενο ή επεξεργάζονται πληροφορίες για να τις κάνουν πιο κατανοητές. Αναπτύσσουν τη σωστή δομή για μια συνάντηση, κατάρτιση ή συνεδρία δημιουργίας ομαδικού πνεύματος, προκειμένου να επιτευχθούν οι βασικοί στόχοι. Βοηθούν την ομάδα να θέσει τα κατάλληλα ερωτήματα και να σκεφτεί πιθανές λύσεις, προκειμένου να αναπτυχθεί μια συνεκτική νοοτροπία Προωθούν την κοινή αίσθηση ευθύνης για το αποτέλεσμα της συνάντησης. Πολλές ομάδες δεν έχουν έναν ηγέτη που μπορεί να τις βοηθήσει να εξελιχθούν, να διαχειριστούν δύσκολα θέματα και να διατηρήσουν τις συναντήσεις εστιασμένες και παραγωγικές. Η διευκόλυνση ομάδων κρατά τους συμμετέχοντες σε σωστό δρόμο, ώστε να εργαστούν προς την επίτευξη συγκεκριμένων στόχων. Αυτές οι στρατηγικές μπορούν να εξοικονομήσουν τον χρόνο και τους πόρους του οργανισμού, αν εφαρμόζονται σε καλά οργανωμένες συστηματικές συνεδρίες. Οι τεχνικές διευκόλυνσης περιλαμβάνουν : Ύπαρξη σχεδίου Φτιάξτε μια λίστα με όλες τις εργασίες που πρέπει να γίνουν Περιγράψτε το χρονοδιάγραμμα ολοκλήρωσης μιας εργασίας Πείτε ποιος πρέπει να κάνει τι Έχετε μια φόρμα προόδου έτοιμη για συμπλήρωση Ο συντονιστής δεν πρέπει να αναθέσει σε κάποιον να κάνει την εργασία που μόλις εξήγησε, αλλά να περιμένει στο τέλος της συνάντησης και να ζητήσει κάποιον εθελοντή. Να βεβαιωθείτε ότι όλοι έχουν κατανοήσει τις εργασίες, τις προθεσμίες, τις ευθύνες τους και πώς θα αναφέρουν την πρόοδό τους. Ελεύθερη σκέψη Αφήστε την ομάδα να παραγάγει τις δικές της, για να νιώσει ότι την εκτιμάτε και την ακούτε. Καταγράψτε όλες τις ιδέες Μην επικρίνετε ιδέες Κάντε έναν απολογισμό των ιδεών και πάνω σε τι μπορείτε να δουλέψετε. Δημόσια ψηφοφορία Αυτή η τεχνική έχει να κάνει κυρίως με τη διαφάνεια, με τον προϊστάμενο να παρουσιάζει τα προβλήματα που αντιμετωπίζει η ομάδα, εσωτερικά και εξωτερικά, και να δίνει στην ομάδα την ευκαιρία να αποτελέσει μέρος της λύσης. Δραστηριότητες «αναζωογόνησης» Ως διευκολυντές, πρέπει να είστε πάντα έτοιμοι να κάνετε δραστηριότητες που θα αυξήσουν τα επίπεδα ενέργειας την ομάδα σας. Μπορείτε επίσης να κάνετε αυτές τις δραστηριότητες σε τυχαίες φάσεις κατά τη διάρκεια της ημέρας, για να χαλαρώσετε και να ενισχύσετε το ηθικό της ομάδας. Παραδείγματα δραστηριοτήτων: Συγχρονισμένα παλαμάκια: Αυτή η κυκλική άσκηση είναι απλή, αλλά απαιτητική και πολύ αποτελεσματική για τη δημιουργία εστίασης και ευθυγράμμισης σε μια ομάδα. (https://www.sessionlab.com/methods/sync-claps) Αντιμετώπιση συγκρούσεων Ένα από τα βασικά καθήκοντα ενός διευκολυντή είναι να δημιουργήσει δεσμούς μεταξύ των μελών μιας ομάδας και να τα βοηθήσει να ξεπερνούν εσωτερικές συγκρούσεις. Έτσι, ένας διευκολυντής πρέπει να έχει καλές δεξιότητες επίλυσης συγκρούσεων. Επίσης, είναι εξίσου σημαντικό να μην επιδιώκει να επιλύσει πλήρως το πρόβλημα ο ίδιος, αλλά να ενεργεί ως διαιτητής και να βοηθά τα μέλη της ομάδας να συζητήσουν σε ένα συγκεκριμένο πλαίσιο που δεν θα τους αφήσει να κλιμακώσουν τη σύγκρουση με τη χρήση τοξικής γλώσσας. Η σύγκρουση στον χώρο εργασίας μπορεί να συμβεί εξαιτίας διάφορων γεγονότων, παρεξηγήσεων, αξιών και εξωτερικών ζητημάτων. Αυτές οι συγκρούσεις είναι πολύ φυσιολογικό να υπάρχουν, αλλά δεν αναμένεται από το προσωπικό να ξεκινήσει συζητήσεις και να προσπαθήσει να λύσει τα προβλήματα μόνο του. Το άτομο που θα ξεκινήσει τη συζήτηση και θα εντοπίσει το πρόβλημα πρέπει πάντα να είναι ένας διευκολυντής με τις κατάλληλες γνώσεις για την επίλυση του προβλήματος. Ωστόσο, αν ο διευκολυντής διαπιστώσει ότι το πρόβλημα δεν μπορεί να επιλυθεί πλήρως, θα πρέπει να προσπαθήσει να παρουσιάσει το πρόβλημα με τρόπο που να βοηθήσει τα μέρη να φτάσουν σε μια κοινή κατανόηση. Δημιουργία ασφαλούς χώρου Για να λειτουργήσουν οι παραπάνω τεχνικές διευκόλυνσης, πρέπει να δημιουργηθεί ένας ασφαλής χώρος, όπου οι συμμετέχοντες θα μπορούν να εκφραστούν χωρίς επιφυλάξεις. Εκεί θα αισθάνονται άνετα να εκφράσουν τυχόν παράπονα και να πουν τι νιώθουν για διάφορα θέματα, για τα οποία, όπως θα τους εξηγήσει ο διευκολυντής, είναι καλύτερο να μιλήσουν στο εργαστήριο διευκόλυνσης. Φυσικά, ο διευκολυντής θα χρησιμοποιήσει τεχνικές όπως αυτές που αναφέρθηκαν προηγουμένως, για να κάνει τους συμμετέχοντες να αισθανθούν ακόμη πιο άνετα να πουν οτιδήποτε έχουν στο μυαλό τους.