4. ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΕΝΕΡΓΗΤΙΚΗΣ ΑΚΡΟΑΣΗΣ
Η διαφορά μεταξύ της απλής ακρόασης και της ενεργητικής ακρόασης είναι ότι όταν ακούμε ενεργά πρέπει να κάνουμε κάποιες ενέργειες. Αυτές οι ενέργειες δεν είναι πολλές φορές ο αυτόματος τρόπος αντίδρασης, αλλά δεξιότητες/τεχνικές που πρέπει να μάθουμε. Αυτές τις ενέργειες, οι οποίες στην ουσία αποτελούν τεχνικές, είναι υποχρεωτικό να τις γνωρίζει και να τις χρησιμοποιεί ένα άτομο, προκειμένου να είναι επικοινωνεί αποτελεσματικά. Έχοντας καλύτερη επίγνωση αυτού που ακούμε, κερδίζουμε πολλά οφέλη τόσο στα επαγγελματικά όσο και στα προσωπικά μας. Η ακρόαση βοηθά τους υπαλλήλους να αισθάνονται ότι εισακούγονται στις καθημερινές αλληλεπιδράσεις με τους συναδέλφους, στη δικτύωση και στη δημιουργία ειλικρινών σχέσεων. Η βάση της ενεργητικής ακρόασης είναι η ενσυναίσθηση, η οποία είναι απαραίτητη για τη δημιουργία μακροχρόνιων δεσμών, αλλά και για τη διατήρηση πληροφοριών, την επίλυση συγκρούσεων και τη διαχείριση συναισθημάτων. Ακολουθούν οι πιο σημαντικές τεχνικές που πρέπει να γνωρίζει κάποιος αν θέλει να είναι ένας καλός ακροατής: Προσοχή Το να είμαστε «παρών» κατά τη διάρκεια μιας συνομιλίας είναι η προϋπόθεση για την ενεργητική ακρόαση. Πρέπει να δίνετε προσοχή σε αυτά που λέγονται και να είστε «παρών» χρησιμοποιώντας όλες τις αισθήσεις σας, συμπεριλαμβανομένης όχι μόνο της ακοής αλλά και της όρασης. Πρέπει να εξαλείψετε τους περισπασμούς, να σταματήσετε να ονειροπολείτε και να σιγάσετε την εσωτερική σας φωνή, ώστε να αξιοποιήσετε στο μέγιστο την προσέγγιση της ενεργητικής ακρόασης. Εστιάστε την προσοχή σας στον συνομιλητή σας και αφήστε τον υπόλοιπο κόσμο στο περιθώριο. Μια καλή πρακτική για να εφαρμόσετε όλα τα παραπάνω είναι να παρακολουθείτε συνεχώς τα μάτια/το στόμα του άλλου και να εστιάζετε πλήρως στα λόγια του. Προσέξτε τη γλώσσα του σώματος Οι μη λεκτικές ενδείξεις είναι εξίσου σημαντικές στην ενεργητική ακρόαση. Χρησιμοποιήστε ανοιχτή, μη απειλητική γλώσσα σώματος για να μεταδώσετε στο άλλο άτομο την αίσθηση ότι τον/την προσέχετε. Αυτό σημαίνει να έχετε τα χέρια σας ανοιχτά, να χαμογελάτε καθώς ακούτε, να γέρνετε το κεφάλι και να γνέφετε σε σημαντικές στιγμές. Προσπαθήστε να συνεχίσετε τη συζήτηση Μια απαραίτητη ικανότητα για έναν διευθυντή/προϊστάμενο είναι να ξέρει πώς να κάνει τους άλλους να ανοιχτούν και να μοιράζονται σημαντικές πληροφορίες μαζί του/της, που θα τον/τη βοηθήσει να συνδεθεί και να μάθει περισσότερα για τη δυναμική της ομάδας του/της. Για να συνεχίσετε τη συνομιλία, πρέπει να κάνετε ερωτήσεις ανοιχτού τύπου, που θα σας βοηθήσουν να μάθετε περισσότερα για το άλλο άτομο και θα βοηθήσουν τη συζήτηση να κυλήσει πιο ομαλά. Οι απαντήσεις που οδηγούν σε αδιέξοδο μια συζήτηση λαμβάνονται συνήθως από ερωτήσεις «ναι ή όχι», επομένως πρέπει να αποφεύγονται. Δε βοηθούν ώστε να συνεχιστεί η συζήτηση και κάνουν δύσκολο το να δοθεί προσοχή σε αυτό που λέει ο συνομιλητής, αφού μια σύντομη, μη περιγραφική απάντηση δεν προσφέρει πολλά όσον αφορά την πληροφόρηση. Εναλλακτικά, κάντε ερωτήσεις ανοιχτού τύπου, για να δείξετε το ενδιαφέρον σας για το θέμα και τον συνομιλητή σας. Αυτού του είδους οι ερωτήσεις είναι μια εξαιρετική προσέγγιση για να ξεκινήσει η συζήτηση. Οι ερωτήσεις ανοιχτού τύπου δίνουν τη δυνατότητα στους ανθρώπους να μοιραστούν τις απόψεις και τις ιδέες τους, σε αντίθεση με ερωτήσεις που δεν προσφέρουν πολλές δυνατότητες απάντησης. Η χρήση αυτής της προσέγγισης δείχνει ότι ενδιαφέρεστε για αυτά που έχουν να πουν οι άλλοι ενώ παράλληλα δείχνετε ότι σέβεστε τις απόψεις τους, κάτι που μπορεί να οδηγήσει σε πιο ουσιαστικά αποτελέσματα. Νοερές σημειώσεις Για να είναι ενεργητική μια αλληλεπίδραση, εσείς ως ακροατής θα πρέπει να ακούτε προσεκτικά και να παίρνετε σημειώσεις νοερά, θα πρέπει να παρατηρείτε όλα τα συναισθήματα που εκδηλώνει ο ομιλητής και να «καταγράφετε» όλα τα κύρια σημεία όσων έχει πει. Έτσι, θα βεβαιωθείτε ότι έχετε εντοπίσει με ακρίβεια τις σκέψεις, τις ιδέες και τα συναισθήματά του/της. Επιπλέον, θα μειώσετε την πιθανότητα τυχόν παρεξηγήσεων και θα βοηθήσετε το άλλο άτομο να νιώσει ότι γίνεται κατανοητό. Η παράφραση είναι μια άλλη προσέγγιση για να βεβαιωθείτε για την ακρίβεια αυτών που έχετε ακούσει. Πείτε κάτι σαν: «Λες ότι αισθάνεσαι απογοητευμένος, σωστά;». Δώστε στον άλλο την ευκαιρία να σχολιάσει κατά πόσο έχετε παρουσιάσει με ακρίβεια το νόημα ή την πρόθεσή του, αφού παραφράσετε αυτά που είπε. Ζητήστε διευκρινίσεις, αν χρειάζεται, ώστε να κατανοήσετε καλύτερα κάτι που έχει πει ο συνομιλητής σας. Ωστόσο, μην εστιάσετε στις λεπτομέρειες σε σημείο που να παραβλέψετε τη μεγαλύτερη εικόνα. Κάνε υπομονή και μην κρίνετε Σκεφτείτε πόσα πλεονεκτήματα έχει η αρετή της υπομονής τόσο στην επαγγελματική όσο και στην προσωπική σας ζωή, ως κίνητρο για να γίνετε πιο υπομονετικοί. Σε μια συζήτηση, η υπομονή δίνει την ευκαιρία στον συνομιλητή να μιλήσει χωρίς να τον διακόψετε· αυτό θα τον βοηθήσει να σας εμπιστευτεί και να ανοιχτεί, και εσείς θα συγκεντρώσετε τις απαραίτητες πληροφορίες που χρειάζεστε. Επομένως, η υπομονή είναι μια σημαντική δεξιότητα ενεργητικής ακρόασης.