2. ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΚΑΙ ΕΡΓΑΛΕΙΑ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΕΚΘΕΣΕΩΝ ΓΙΑ ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΕΣ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ, ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΚΑΙ ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ
Η υποβολή εκθέσεων μετά την κινητικότητα είναι σημαντική για να κατανοήσουμε σε ποιο βαθμό έχουν επιτευχθεί τα επιδιωκόμενα μαθησιακά αποτελέσματα και να προσδιορίσουμε τις δεξιότητες που αποκτήθηκαν. Από τις εκθέσεις θα ληφθούν πολύ σημαντικοί δείκτες, με στόχο τη βελτίωση της ποιότητας των επόμενων μετακινήσεων. Όταν αξιολογηθούν αυτοί οι δείκτες, τα ποσοτικά και ποιοτικά δεδομένα που θα ληφθούν θα αποτελέσουν τους δείκτες επιτυχίας των οργανισμών αποστολής και υποδοχής. Στόχος αυτής της παραγράφου είναι η παρουσίαση σημαντικών εργαλείων και τεχνικών υποβολής εκθέσεων και η διάδοση της χρήσης τους. Το παρόν έγγραφο έχει ως στόχο να παρέχει στο κοινό-στόχο πληροφορίες για τη διαδικασία παρακολούθησης και υποβολής εκθέσεων κατά την υλοποίηση έργων κινητικότητας ή πρακτικής άσκησης. Το εκπαιδευτικό ίδρυμα ή η εταιρεία παροχής κατάρτισης είναι υπεύθυνα για την παρακολούθηση ολόκληρου του πορτφόλιου δραστηριοτήτων και την προληπτική αντιμετώπιση αποκλίσεων ή κινδύνων που σχετίζονται με τις τρέχουσες διαδικασίες (οικονομική παρακολούθηση και απόδοση), τα αποτελέσματα που πρέπει να επιτευχθούν (αποτελέσματα και εκροές) και τον αναμενόμενο αντίκτυπο (Βασικοί Δείκτες Απόδοσης). Οι μέθοδοι παρακολούθησης και αξιολόγησης περιλαμβάνουν αρχική, ενδιάμεση και τελική αναθεώρηση. Οι δικαιούχοι του έργου αναμένεται να πραγματοποιήσουν όλες τις δραστηριότητες παρακολούθησης και αξιολόγησης των ενεργειών τους και των αποτελεσμάτων του έργου μέσω των εργαλείων αναφοράς στα οποία μπορούν να έχουν πρόσβαση καθ’ όλη τη διάρκεια ζωής του έργου. Το Mobility Tool+ είναι ένα σύστημα που επιτρέπει στους Οργανισμούς Δικαιούχους Erasmus+ να έχουν πρόσβαση και να διαχειρίζονται πληροφορίες έργων, να ζητούν εκθέσεις από μεμονωμένους συμμετέχοντες και να υποβάλλουν τελικές εκθέσεις που ζητούνται από εθνικούς φορείς. Οι εθνικές αρχές Erasmus+ χρησιμοποιούν επίσης το Mobility Tool+ για να παρακολουθούν και να επαληθεύουν τις πληροφορίες του έργου που παρέχονται από τα δικαιούχα ιδρύματα από οπουδήποτε και ανά πάσα στιγμή. Το Mobility Tool+, που σχεδιάστηκε, αναπτύχθηκε και συντηρείται από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή, είναι ένα εργαλείο παρακολούθησης κα υποβολής εκθέσεων που χρησιμοποιείται κυρίως από οργανισμούς δικαιούχους Erasmus+ και εθνικούς φορείς που συμμετέχουν σε αποκεντρωμένα σχέδια κινητικότητας. Σήμερα, τα πιο συχνά προγράμματα μαθητείας ή πρακτικής άσκησης πραγματοποιούνται στο πλαίσιο του προγράμματος Erasmus+ της Ευρωπαϊκής Επιτροπής. Το πρόγραμμα Erasmus+ στοχεύει στην προώθηση της συνέργειας, της συνεργασίας και της γόνιμης ανταλλαγής ιδεών μεταξύ διαφορετικών τομέων. Συνιστάται να δείτε τα εργαλεία παρακολούθησης και υποβολής εκθέσεων που χρησιμοποιούνται στο πρόγραμμα, το οποίο έχει τρεις Βασικές Ενέργειες (KA1, KA2, KA3). Πιο κάτω, παρέχεται μια επισκόπηση του Mobility Tool+, ώστε να γίνει κατανοητός ο τρόπος παρακολούθησης και υποβολής εκθέσεων σε προγράμματα πρακτικής άσκησης ή μαθητείας. Κάθε χρόνο, χιλιάδες έργα υποβάλλονται από οργανισμούς σε όλη την Ευρώπη με στόχο τη λήψη οικονομικής υποστήριξης από το Πρόγραμμα Erasmus+. Για τον λόγο αυτό, η Επιτροπή έχει θέσε σε εφαρμογή μια διαφανή διαδικασία αξιολόγησης που στοχεύει στην παροχή επιχορηγήσεων για τα καλύτερα έργα. Για τις περισσότερες Δράσεις, όλοι οι κανόνες και οι προϋποθέσεις για τη λήψη επιχορήγησης από το Πρόγραμμα καθορίζονται σε αυτόν τον Οδηγό. Για ορισμένες άλλες Δράσεις, οι οποίες αναφέρονται μόνο σε αυτό τον Οδηγό, οι κανόνες και οι προϋποθέσεις για τη λήψη επιχορήγησης περιγράφονται σε ειδικές προσκλήσεις υποβολής προτάσεων που δημοσιεύονται από ή για λογαριασμό της Ευρωπαϊκής Επιτροπής. Κατά την υποβολή μιας αίτησης, οι εν δυνάμει συμμετέχοντες οργανισμοί μπορούν επίσης να ενημερωθούν από άλλα έγγραφα αναφοράς· ορισμένα από αυτά τα έγγραφα παρατίθενται στο Παράρτημα IV του παρόντος Οδηγού. Στο Mobility Tool+, μπορείτε να δείτε και να παρακολουθήσετε όλες τις λεπτομέρειες διαχείρισης και προϋπολογισμού σχετικά με το έργο, ανάλογα με το επίπεδο δικαιοδοσίας σας. Δείγμα 1: Πώς γίνεται η λήψη λίστας οργανισμών; Μπορεί να γίνει εξαγωγή σε αρχείο CSV Η εξαγόμενη λίστα θα περιέχει ακριβώς τα ίδια πεδία που εμφανίζονται στη σελίδα «Οργανισμοί». Συνδεθείτε στο Mobility Tool+ Ανοίξτε το έργο σας Κάντε κλικ στο κουμπί «Οργανισμοί» στο μενού στην κορυφή της σελίδας Κάντε κλικ στο εικονίδιο του Excel στο μενού της λίστας εταίρων Αποθηκεύστε το εξαγόμενο αρχείο στον υπολογιστή σας Δείγμα 2: Πώς να αφαιρέσετε έναν οργανισμό; Συνδεθείτε στο Mobility Tool+ Ανοίξτε το έργο σας Κάντε κλικ στην καρτέλα «Οργανισμοί» στο επάνω μενού και επιλέξτε «Κατάλογος Οργανισμών» Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου του οργανισμού που θέλετε να αφαιρέσετε Κάντε κλικ στο εικονίδιο «Διαγραφή». Εικόνα 1. Στοιχεία οργανισμού-εταίρου στο Mobility Tool+ Δείγμα 3: Πώς να αφαιρέσετε τον οργανισμό σας; Δεν είναι δυνατό να αφαιρέσετε τον δικό σας οργανισμό από τη λίστα!! Δεν μπορούν να διαγραφούν οργανισμοί αποστολής και υποδοχής που είναι ήδη μέρος σε προγράμματα κινητικότητας!! Δείγμα 4: Ποιοι είναι οι υπεύθυνοι επικοινωνίας του οργανισμού; Οι οργανισμοί μπορεί να έχουν ένα ή περισσότερα πρόσωπα ως υπεύθυνους επικοινωνίας του έργου (Από προεπιλογή) Μόνο ο υπεύθυνος επικοινωνίας του δικαιούχου οργανισμού και ο νόμιμος εκπρόσωπος έχουν πρόσβαση στο Mobility Tool+. Αυτοί οι χρήστες μπορούν να παραχωρήσουν πρόσβαση στις πληροφορίες του έργου στο Mobility Tool+ μόνο σε υπεύθυνους επικοινωνίας από τον δικό τους οργανισμό (έχοντας επίγνωση ότι αυτοί θα μπορούν να επεξεργαστούν και να αλλάξουν τις πληροφορίες του έργου). Δείγμα 5: Πώς να προβάλετε τους υπεύθυνους επικοινωνίας Συνδεθείτε στο Mobility Tool+ Επιλέξτε το έργο σας Κάντε κλικ στην καρτέλα «Επαφές» στο μενού Επιλέξτε «Κατάλογος επαφών» Θα εμφανιστεί ένας πίνακας με τις επαφές όλων των οργανισμών. Δείγμα 6: Πώς να προβάλετε τους υπεύθυνους επικοινωνίας; Σχήμα 2. Στοιχεία επικοινωνίας στο Mobility Tool+ Υπεύθυνοι επικοινωνίας Επώνυμα Μικρά ονόματα Τμήμα Θέση Αριθμός τηλεφώνου Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Κωδικός Αναγνώρισης Συμμετέχοντος (PIC) του οργανισμού Νομική επωνυμία του οργανισμού Ένδειξη Κατά πόσο ο οργανισμός είναι δικαιούχος ή όχι Κατά πόσο η επαφή είναι ο νόμιμος εκπρόσωπος του οργανισμού Κατά πόσο η επαφή είναι η προτιμώμενη επαφή του οργανισμού Κατά πόσο η επαφή έχει πρόσβαση στο έργο Δείγμα 7: Πώς να εμφανίσετε τον κατάλογο κινητικοτήτων Συνδεθείτε στο Mobility Tool+, Επιλέξτε το έργο σας --> Επιλέξτε την καρτέλα «Κινητικότητες» --> Επιλέξτε «Κατάλογος Κινητικοτήτων». Δείγμα 8: Πώς να εμφανίσετε τον κατάλογο κινητικοτήτων Εικόνα 3. Στοιχεία καταλόγου κινητικοτήτων στο Mobility Tool+ Δείγμα 9: Πώς να προσθέσετε νέα κινητικότητα; Δείγμα 10: Πώς να αλλάξετε τα στοιχεία κινητικότητας; Θα ανοίξει μια σελίδα με τα στοιχεία της κινητικότητας --> Για να επεξεργαστείτε, πατήστε ξανά το εικονίδιο με το μολύβι Δείγμα 11: Πώς να ζητήσετε υποβολή έκθεσης συμμετεχόντων Το Mobility Tool+ στέλνει αυτόματα αίτημα για υποβολή έκθεσης στους συμμετέχοντες μετά το τέλος της περιόδου κινητικότητας, όπως υποδεικνύεται στο πεδίο «Ημερομηνία λήξης» στα στοιχεία κινητικότητας. Όταν το στάτους της έκθεσης είναι “Requested” (έχει ζητηθεί), η έκθεση μπορεί να ζητηθεί εκ νέου. Εικόνα 4. Αίτημα για υποβολή έκθεσης στο Mobility Tool+ Δείγμα 12: Πώς να ζητήσετε υποβολή έκθεσης συμμετεχόντων Δείγμα 13: Πώς να ελέγξετε την κατάσταση της έκθεσης συμμετεχόντων; Δείγμα 14: Πώς να δείτε τα αποτελέσματα της αναφοράς συμμετεχόντων; Κάντε κλικ στον σύνδεσμο «Ληψη PDF» στο τμήμα «Εκθεση συμμετέχοντα», για να κατεβάσετε τα αποτελέσματα της έκθεσης συμμετέχοντα σε μορφή PDF.Click "Download PDF" link in the "Participants Reports" section to download a PDF version of the participant report results. Δείγμα 15: Πώς να ελέγξετε τον προϋπολογισμό του έργου; Το Mobility Tool+ δίνει επίσης την ευκαιρία για οικονομική παρακολούθηση και αξιολόγηση: Συνοψίζοντας, η υποβολή εκθέσεων στο Mobility Tool+: Σας παρέχει λειτουργία υποβολής εκθέσεων ως δικαιούχους. Μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την υποβολή ενδιάμεσων και τελικών εκθέσεων δικαιούχων στην Εθνική σας Υπηρεσία. Η τελική έκθεση θα περιέχει μια σύνοψη όλων των δραστηριοτήτων του έργου σας, τον προϋπολογισμό του έργου και ορισμένες πρόσθετες πληροφορίες. Το μεγαλύτερο μέρος του περιεχομένου της έκθεσης θα είναι προσυμπληρωμένο με τα δεδομένα που έχετε εισαγάγει στο Mobility Tool+. Επιπλέον, σας υποβάλλει μια σειρά ερωτήσεων σχετικά με την υλοποίηση του έργου σας. Ανάλογα με τον τύπο δράσης του έργου σας, η μορφή της τελικής αναφοράς μπορεί να είναι μια φόρμα PDF ή μια διαδικτυακή φόρμα.
