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Quando negoziamo, stiamo cercando di risolvere un disaccordo con un’altra persona. Ma il disaccordo non è necessariamente un conflitto. Si tratta semplicemente di una situazione in cui non si ha la stessa opinione su una determinata questione. Il buon negoziatore è colui che trasforma un disaccordo in un’intesa positiva per entrambe le parti. Nella realtà, la negoziazione è l’unica dinamica relazione che consente di soddisfare i bisogni senza dover risolvere una situazione conflittuale.

Secondo quanto sostenuto dal World Economic Forum nel suo report “I lavori del futuro - 2020”, le tecniche di negoziazione sono tra le 10 competenze considerate necessarie nel mondo del lavoro. Inoltre, fanno parte del processo di riqualificazione che le aziende dovranno intraprendere. La negoziazione, infatti, non può essere svolta da una macchina e ha bisogno di studio e aggiornamento costanti. Per questo, i manager della Risorse Umane sanno che devono organizzare dei programmi di formazione che permettano ai dipendenti di essere sempre competitivi nelle negoziazioni aziendali. 

1.1 Tecniche di negoziazione: passaggi fondamentali

La negoziazione segue diversi passaggi:

• preparazione;

• discussione;

• negoziazione;

• conclusione della negoziazione.

Preparazione: studiare il cliente e preparare la negoziazione.

La preparazione inizia da una fase preliminare in cui il cliente, la sua storia e tutti i suoi bisogni e le sue richieste vengono studiati. In questa fase è essenziale raccogliere informazioni sull’altra parte coinvolta, i suoi bisogni e i problemi che affronta ogni giorno. Arrivare impreparati al momento della negoziazione può mettere a repentaglio la sua riuscita. Un elemento utile da chiarire fin dall’inizio per creare un’atmosfera più rilassata e ricettiva è il tono che si vuole dare alla negoziazione. Vuoi condurre una negoziazione in modo informale? Preferisci essere più serio e posato? Qualsiasi tipologia tu scelga, assicurati di essere in linea con il tuo interlocutore e di mantenere lo stesso tono durante tutto il processo. 

Discussione: dai valore alla tua proposta

Dopo aver definito i dettagli iniziali e aver studiato la controparte, puoi passare alla fase della discussione. In questo contesto, è essenziale far comprendere al cliente che sei la scelta migliore che possa fare e che la tua proposta rappresenta un valore aggiunto. Nella fase di discussione, non solo è fondamentale chiarire il valore della tua proposta, ma anche comprendere i bisogni della controparte. Inoltre, ascoltare i bisogni della controparte e sapere come usarli per far progredire la negoziazione è una tecnica vincente. Sentirsi compresi crea un clima di fiducia e determina la volontà di continuare.

Contrattare: decidere il giusto valore economico per un prodotto o servizio

La contrattazione è fondamentale quando si tratta di prezzi. Cercare di ottenere un prezzo favorevole è naturale, ma bisognerebbe evitare di svendere un servizio. La negoziazione dovrebbe sempre essere rispettosa. Sapere come contrattare è una delle più importanti tecniche di negoziazione, perché determinerà il successo o il fallimento della vendita.

Conclusione della negoziazione: il momento finale

La contrattazione, se ha successo, porta alla fine della negoziazione e alla vendita o all’acquisto di un prodotto o servizio. Se è stata condotta in modo strategico, generalmente entrambe le parti sono soddisfatte e si può costruire una relazione di business proficua e stabile.

2. 12 IMPORTANTI ABILITÀ DI NEGOZIAZIONE:

1. Comunicazione: tra le competenze comunicative essenziali ci sono l’identificazione di segnali non verbali e la capacità verbale di esprimerti in modo coinvolgente. I negoziatori esperti riescono a modificare il proprio stile comunicativo per soddisfare i bisogni dell’ascoltatore. Grazie a una comunicazione chiara, puoi evitare fraintendimenti che potrebbero impedirti di raggiungere un compromesso;

2. Ascolto attivo: è fondamentale per comprendere le opinioni della controparte durante la negoziazione. A differenza dell’ascolto passivo, che comporta l’ascolto senza immagazzinare il messaggio, l’ascolto attivo ti mantiene concentrato e ricorderai i dettagli della conversazione senza dover chiedere di ripetere le informazioni;

3. Intelligenza emotiva: è la capacità di controllare le tue emozioni e riconoscere quelle degli altri. Essere consapevoli delle dinamiche emotive durante la negoziazione può aiutarti a restare calmo e concentrato sulle questioni centrali. Se non sei soddisfatto dell’andamento della negoziazione, puoi chiedere una pausa e fare in modo che la controparte ritorni con nuove prospettive;

4. Pazienza: alcune negoziazioni richiedono molto tempo e, talvolta, avvengono rinegoziazioni e controfferte. Invece di cercare una soluzione veloce, i negoziatori devono avere pazienza per poter valutare adeguatamente una situazione e prendere la decisione migliore per i loro clienti;

5. Gestione delle aspettative: così come tu inizi la negoziazione con un obiettivo specifico, anche la controparte ha le sue aspettative sul risultato. Se pensi di non poter essere d’accordo con le condizioni proposte dalla controparte, allora potresti provare a ridimensionare le tue aspettative. Una gestione abile delle aspettative implica il mantenimento di un equilibrio tra essere negoziatore inflessibile e un negoziatore collaborativo;

6. Adattamento: la capacità di adattamento è fondamentale. Ogni negoziazione è unica, e la situazione può cambiare da un giorno all’altro. Per esempio, una delle parti coinvolte può modificare le proprie richieste all’improvviso. Pur essendo difficile programmare ogni singolo scenario, un buon negoziatore riesce ad adattarsi velocemente ed elaborare un nuovo piano, se necessario;

7. Persuasione: la capacità di influenzare gli altri è un’importante tecnica di negoziazione. Può aiutarti a definire perché la soluzione che hai proposta beneficia tutte le parti e incoraggia gli altri a supportare il tuo punto di vista. Oltre ad essere persuasivi, i negoziatori dovrebbero anche essere assertivi, se necessario. L’assertività ti consente di esprimere le tue opinioni rispettando, nello stesso tempo, le opinioni degli altri;

8. Pianificazione: la negoziazione richiede una pianificazione per aiutarti a determinare cosa vuoi e quali condizioni vuoi soddisfare. Dovresti considerare il miglior risultato possibile, la tua offerta meno accettabile e cosa farai se l’accordo non viene raggiunto. Preparare, pianificare e pensare in anticipo è essenziale per una negoziazione di successo. i migliori negoziatori iniziano una discussione con almeno un piano di riserva, o anche di più. Bisogna considerare tutti i possibili risultati ed essere preparati per ogni scenario. Si tratta della “migliore alternativa a un accordo negoziato” nell’ambito della negoziazione;

9. Integrità: l’integrità, o avere una solida etica e dei solidi principi, è una skill essenziale per i negoziatori. Essere premurosi, rispettosi e onesti permette all’altra parte di fidarsi delle tue parole. In quanto negoziatore, dovresti essere in grado di rispettare gli impegni. Per dimostrare di essere affidabile, evita di fare troppe promesse;

10.  Costruzione della relazione: la capacità di costruire un rapporto ti consente di costruire relazioni dove entrambe le parti si sentono supportate e comprese. Costruire un rapporto implica comunicare i tuoi obiettivi e comprendere i bisogni e i desideri dell’altro. Un buon rapporto aiuta ad allentare le tensioni, promuove la collaborazione e aumenta la probabilità di raggiungere un accordo. Costruire un buon rapporto, essere rispettosi e ascoltare attivamente sono competenze cruciali;

11.  Problem solving: La negoziazione include la capacità di vedere un problema e trovare una soluzione. Se un prezzo è troppo alto, come può essere abbassato? Se una risorsa sta terminando, cosa si può fare per incrementarla? Trovare soluzioni uniche ai problemi può essere un fattore determinare nel raggiungimento di un compromesso;

12.  Decision-making: I buoni negoziatori agiscono in modo deciso durante la negoziazione. Può essere necessario raggiungere un compromesso durante una contrattazione. Bisogna saper agire con decisione. Ricorda che le tue decisioni possono avere effetti duraturi su di te e sulla tua azienda. Bisogna considerare attentamente tutte le opzioni senza rimuginare troppo sulla decisione da prendere. Essere titubante e non avere una risposta chiara può provocare stress non necessario.