VETTER - e-eğitim kursu (TR)

Kişiler arası iletişim, insanlar arasında bilgi alışverişidir; bilgi, düşünceleri, fikirleri, duyguları ve daha fazlasını içerebilir. Bu iletişim hem sözlü olarak - kelimelerle - hem de yüz ifadeleri, jestler, beden dili ve ses tonunu kapsayan sözsüz olarak gerçekleşir.Bu nedenle, Harris Interactive/Wall Street Journal işletme okulu anketine göre, iletişim ve kişilerarası beceriler işe alım uzmanları için en önemli konular listesinin başında yer almaktadır.  İşyerinde bunlar çeşitli şekillerde ortaya çıkar: ekip toplantılarında, müşteri görüşmelerinde, notlarda ve e-postalarda, performans değerlendirmeleri sırasında, çalışanlara geri bildirim verirken ve hatta öğle yemeğinde veya su soğutucusu sohbetleri sırasında.Bu bölüm, sağlıklı ve verimli bir işyeri için hayati önem taşıyan görüşmeleri, toplantıları ve anlaşmaları yönetmek için gözlem teknikleriyle ilgili beceriler geliştirmeye ve bunları uygulamaya olanak sağlayacaktır.

Teorik altyapı

1. Etkili Görüşme Stratejileri

İşyerinde kişiler arası iletişimin en zorlu durumlarından biri kesinlikle görüşmelerin yönetimiyle ilgilidir. Mülakat, bireylerin (genellikle iki kişi) bilgi alışverişinde bulunduğu bir süreçtir. Bireyler bir iş ilanı, terfi, özel bir görev, bir ürün satışı, istihbarat amaçlı bilgi, önerilen bir birleşme veya diğer sorularla ilgili olabilir. Değiş tokuş edilen bilgilerin gerçeklerle sınırlı olması gerekmez. Etkili bir görüşme, ilgili kişilerin algılanan iletişim hedeflerini optimize eden ve zamanın temel kısıtlama olduğu bir görüşmedir. En önemli hususlardan bazıları şunlardır:

•  Mülakat için uygun hazırlık türü.
•  Ele alınacak konuların bir taslağının olması ve not alma gibi prosedürlerin değeri
•  Soruların ve soru sorma tekniklerinin kullanımı (ve yanlış kullanımı)
•  Görüşmecinin tartışma üzerinde uygulaması gereken kontrolün türü ve miktarı
•  Elde edilen bilgilerin analizi ve değerlendirilmesi

Planlama ve Hazırlık:

Çoğu zaman, deneyimsiz mülakatçı bir görüşmeye başlar ancak görüşmenin ortasında hazırlığının eksik olduğunu fark eder. Ölçülü bir ön planlama bu tür talihsiz olayların kolayca önüne geçebilir. Ele alınacak önemli noktaların yazılı bir taslağının çıkarılması bir katılık göstergesi değildir; daha ziyade ilgili tüm tarafların düşünüldüğünü yansıtır. Ayrıca, bir zaman sınırı da önerilebilir. Bazen uzatılmış bir oturum için başka bir tarih belirlemek ya da bir sonraki randevuya atıfta bulunarak veya belki de daha önce planlanmış bir konferansa dikkat çekerek bir seferde yalnızca bir veya iki aşamayı tamamlamayı planlamak her iki tarafın da yararına olabilir.

Uyum Oluşturma:

Görüşülen kişiyle kritik öneme sahip bir yakınlık kurmak için, özellikle iş başvurusu, terfi veya önemli statü farklılıklarının bulunduğu diğer görüşmelerde, görüşülen kişiyi rahatlatmak için samimi bir girişimde bulunulmalıdır. Ne yazık ki, bazen bu yakınlık "Gergin olma!" ya da "Rahatla!" gibi gevezeliklerle sağlanmaya çalışılır. Normalde, bir mülakatın başlangıcında mülakat yapılan kişinin mülakat ortamına uyum sağlaması için bir süre tanınmalıdır. Bu durum görüşülen kişi için yenidir; bu türden ilk deneyimi olabilir. Belirli bir adaptasyon dönemi olmadıkça, görüşülen kişi kaygı düzeyini azaltamayabilir ve sonuçta tüm oturum kaybedilebilir. Bu uyum sürecinin bir parçası da çevreyi tanımaktır. Birey ne zaman yabancı bir duruma sokulsa, endişeli hale geldiği sıklıkla göz ardı edilen bir gerçektir. Ayrıca, mülakatı yapan kiĢi tarafından sergilenen tavır ve basit nezaketin mülakat yapılan kiĢinin gözünde büyük ölçüde büyüdüğünü unutmamak gerekir. Görüşmeci önemli bilgileri not ederek gerçekte neler yaşandığını kolayca yeniden yapılandırabilir. Kayıt, kaydedilmediği takdirde hatırlanması zor olacak ayrıntılar konusunda yardımcı olur. Notlardan yararlanmadan bunları akılda tutmak için gereken zaman, dinleme ve düşünme için daha avantajlı bir şekilde kullanılabilir. Ayrıca, not almak görüşülen kişiyi de memnun eder; verdiği yanıtların kaydedilecek kadar önemli görüldüğü anlamına gelir. Bu uygun bir pekiştirme mekanizmasıdır; hatta görüşmenin gidişatını yönlendirmek için bile kullanılabilir.

Bilgi Geliştirme:

Yetenekli bir mülakatçı, sorularını akıllıca kullanarak sadece bilgi edinmekle kalmaz, aynı zamanda konuşmayı verimli bir çizgide yönlendirir. Yönlendirici sorular veya yerleşik yanıtlarla tasarlanmış sorular genellikle çok etkili değildir. Benzer şekilde, kaygı uyandırma eğiliminde olduğu için çifte olumsuz sorgulama türünden de kaçınılmalıdır. Bu tür tuzaklara düşmekten kaçınmak için en iyi mülakatçı bile zaman zaman soru sorma tekniklerini gözden geçirmelidir.

Başarılı mülakatçılar mülakatın başlangıcında geniş ve genel sorulardan oluşan bir kalıp kullanırlar. Görünüşe göre bu, katılımcının önemli olduğunu düşündüğü bilgilerle cevap vermesine ve hayati önem taşıdığını düşündüğü alanları genişletmesine olanak tanır.

Bu bilgiler ortaya çıktıktan sonra, görüşmeci kısa cevaplar alınmasını sağlayacak spesifik sorularla odağı netleştirebilir.

2. Etkili toplantılar nasıl yönetilir?:

Toplantılar düzgün bir şekilde yürütüldüğünde, ekibinizi senkronize tutmak ve ekip çalışması, güven ve motivasyon oluşturmak için harika bir fırsat olabilir. Ancak, yanlış yapıldığında (örneğin, çok sık, net olmayan gündem, çok kısa/uzun), toplantılar verimsiz zaman kayıpları olabilir. Etkili bir toplantı, bir sonuca ulaşmak için tartışmak ve bilgi paylaşmak üzere özel olarak tanımlanmış bir amaç için seçilmiş bir grup insanı bir araya getiren bir toplantıdır. Sonuç, bir planın oluşturulmasını, beyin fırtınası yapılmış fikirlerin bir listesini veya acil bir konu hakkında bir karar alınmasını içerebilir. Etkili toplantılar çalışanların çabalarını yönlendirmeye yardımcı olur ve şirket genelinde güçlü bir iletişim sağlar. İyi yönetilen bir toplantı, çalışanların üretkenliğini ve bağlılığını artırabilir, iletişimi ve ekip çalışmasını geliştirebilir. İyice planlanmış toplantılar boşa harcanan zamanı da azaltarak çalışanların işlerine daha fazla zaman ayırmasına ve bir konferans odasında veya Zoom sohbetinde daha az zaman geçirmesine olanak tanır. Etkili toplantılar engelleri ortadan kaldırır, ekipleri daha iyi karar almaya yönlendirir, tüm ekip üyelerine seslerini duyurma ve dahil edildiklerini hissetme şansı verir ve çalışanlar ile yöneticiler arasındaki ilişkileri güçlendirir. Toplantılar, güçlü zaman yönetimi becerilerinin yanı sıra hazırlık gerektirir. Bir toplantının üretken ve verimli olabilmesi için toplantıyı yöneten kişinin toplantının nasıl geçmesi ve nelerin başarılması gerektiği konusunda net bir fikre sahip olması gerekir.

2.1 Etkili toplantılar nasıl planlanır ve yürütülür:

•   Toplantının gerekli olup olmadığını belirleyin;
•   Sadece orada olması gereken kişileri davet edin;
•   Net bir gündem belirleyin;
•   Bir program oluşturun;
•   Büyük fikirler için planları önceden paylaşın;
•  Olumlu ve üretken bir ton belirleyin;
•  Çalışanların güçlü yönlerini göz önünde bulundurun;
•  Not alın ve tutanakları paylaşın;
•  Bir dizi eylem maddesi ile bitirin;
•  Toplantılarınızın etkinliğini ölçün;

3. Sözleşme Yöneticileri için Etkili İletişim Stratejileri

Başarılı tedarikçi sözleşmeleri iletişimle başlar. Şirketler hedefler belirleyerek ve bir eylem planı oluşturarak fayda sağlar. Önemli olan açık iletişim için bir ortam geliştirmektir. İşte sözleşme anlaşmaları sırasında iletişiminizi iyileştirmek için üç strateji. Tedarikçinizle güçlü ilişkiler kurmak uzun vadeli başarı için çok önemlidir. Japon otomotiv şirketleri buna mükemmel bir örnektir; tedarikçi ağlarıyla kurdukları ailevi ilişkileriyle tanınırlar. En iyi uygulamaları, bilgileri ve endişelerini tedarikçileriyle paylaşırlar. İşinizde iletişimi açık bir öncelik haline getirin. Tedarikçilerinizle düzenli olarak bağlantı kurmak için çaba gösterin.

Bir sözleşme yöneticisi büyüme için hayati önem taşır. "İster müzakere, taslak hazırlama, yürütme, yönetme veya uygulama olsun, sözleşme sürecinin her yönü benzersiz bir dizi sorun ve zorluk sunar".

İşte belirsiz sözleşme diline karşı aşağıdaki bazı çözümler:

•   Son teslim tarihlerini içeren uyarılar oluşturun ve sözleşme yönetimi yazılımı ile bir zaman çizelgesi oluşturmak için çalışın
•   Yürütülen anlaşmalar için bir sözleşme veri tabanı oluşturarak beklentileri yönetmek 
•   Sözleşmedeki önemli sayfaları vurgulayın ve hızlı arama işlevi sunan bir hizmet seçin

Sözleşmelerin ana hatlarıyla belirlenmesi, belirsizliği ve kafa karışıklığını ortadan kaldırmaya yardımcı olacaktır. Sonuç olarak, sözleşme yöneticileri oyunun bir adım önünde kalabilir ve en iyi fırsatları güvence altına alabilir. Şirket içi iletişim en az şirket dışı mesajlar kadar önemlidir. Sözleşme yöneticileri sadece dış tedarikçilerle bağlantı kuran kişiler olmamalı, şirketin günlük operasyonlarına da dahil olmalıdırlar. Sözleşme kayıtlarının nasıl tutulacağı ve uyumluluk sorunlarının nasıl izleneceği konusunda onları eğitin.  Gerektiğinde, sözleşme yöneticileri operasyonel personele sözleşme konularında rehberlik sağlayabilir. Tedarikçilerle yapılan sözleşme anlaşmalarını iyileştirmek için iletişim şarttır. Ortaklıklarınızdan öğrenmeye açık olun. Herkesin anlayabileceği sözleşmeler hazırlayın. Ve kendi iç iletişiminizi geliştirmeyi hedefleyin.